Subsidies kunnen het verschil maken tussen een extra medewerker aannemen of uitstellen. In dit artikel zet FocusOpBusiness de belangrijkste regelingen voor werkgevers overzichtelijk en praktisch op een rij — met concrete stappen, wie je moet bellen en wat je moet aanleveren.
Geen wollig verhaal: per regeling lees je wanneer die past, wat je direct kunt testen en hoe je de aanvraag stap-voor-stap uitvoert. Gebruik dit als checklist bij je volgende wervingsronde.
1) Overzicht van de meest relevante subsidies en regelingen
Belangrijkste categorieën die werkgevers direct raken:
- Loonkostensubsidie via UWV — voor mensen met een (arbeids)beperking of langdurig afstand tot de arbeidsmarkt.
- Gemeentelijke loonkostensubsidies / Participatiewet — lokale ondersteuning en loonkostensubsidie voor inwoners met een grote werkafstand.
- Subsidie praktijkleren (SPL) — vergoeding voor het aanbieden van beroepspraktijkvorming (BBL/leerwerkplaatsen).
- No-risk polis (UWV) — vergoedt in bepaalde gevallen loondoorbetaling of ziektekosten bij risicogroepen.
- Fiscale regelingen en loonkostenverlagingen (zoals WBSO voor R&D-personeel) — geen directe subsidie voor alle hires, maar kan de loonkosten verlagen voor specifieke functies.
Per regeling hieronder concrete uitleg, wie beslist en welke documenten je nodig hebt.
2) Loonkostensubsidie via UWV: wie, wanneer en hoe aanvragen
Wanneer relevant: medewerker heeft een arbeidsbeperking, Wajong-status of is onderdeel van de banenafspraak. UWV kan een deel van het loon vergoeden omdat de productiviteit lager is.
Stap-voor-stap:
- Stap 1 — Check of de kandidaat in het doelgroepregister of UWV-doelgroep valt (bel UWV of kijk op uwv.nl).
- Stap 2 — Vraag een schatting van de toe te kennen loonkostensubsidie op bij UWV; vraag om een schriftelijke indicatie (bedrag en duur).
- Stap 3 — Leg vast in de arbeidsovereenkomst / bijlage de afspraken over werk, uren en evaluatiemomenten (UWV vraagt vaak werkplan).
- Stap 4 — Dien formeel de aanvraag in via UWV (online formulier) vóór indiensttreding of op het moment van indiensttreding — volg de instructies van UWV precies op.
- Stap 5 — Zorg voor (periodieke) evaluaties en stuur kopieën van loonstroken en aanwezigheidsgegevens naar UWV indien vereist.
Testbaar resultaat: bel UWV, vraag om een indicatie binnen 5 werkdagen en noteer het indicatiebedrag in je berekening van loonkosten. Als je binnen 2 weken geen indicatie hebt, escaleren naar een UWV-contactpersoon.
3) Gemeentelijke loonkostensubsidies en het Werkgeversservicepunt (WSP)
Elke gemeente heeft eigen regelingen en budgetten (Participatiewet). Werkgeversservicepunt (WSP) of de gemeente kan loonkostensubsidie bieden, vaak gekoppeld aan stage/werkervaringsplaats of een doelgroepplaats.
Concrete stappen:
- Stap 1 — Zoek je lokale WSP of gemeentelijk loket (website gemeente + kopie van bedrijfscontactpersoon).
- Stap 2 — Vraag een intakegesprek en neem cv van kandidaat, functieprofiel en begroting mee.
- Stap 3 — Vraag een offerte/voorstel van de gemeente: wat vergoedt men (percentage van loon, duur in maanden) en welke tegenprestatie verwacht wordt (opleiding, begeleidingsuren).
- Stap 4 — Leg afspraken contractueel vast: subsidieregeling, evaluatie, gegevensverstrekking.
Voor MKB: maak een korte businesscase (1 A4) waarin je loonkosten berekent met en zonder subsidie; dit is vaak voldoende voor een gemeentelijke beoordeling.
4) Subsidie praktijkleren (voor BBL en leerwerkplekken)
Wanneer: je biedt een erkende leer-werkplek aan (BBL of MBO-praktijkleren). De subsidie vergoedt een deel van de begeleiding- en opleidingskosten.
Stap-voor-stap:
- Stap 1 — Controleer of de opleiding en het leerbedrijf voldoen aan de voorwaarden (SBB/RVO of onderwijsinstelling kan adviseren).
- Stap 2 — Vraag de subsidie praktijkleren aan via RVO (of het huidige loket) als je leerwerkplek voldoet; zorg dat de leerplaats formeel wordt vastgelegd met de school.
- Stap 3 — Lever bewijs van begeleiding, uren en leerdoelen; houd logboeken en beoordelingsformulieren bij.
Praktische test: zet een pilot-leerplek op voor 6 maanden met duidelijke begeleidingsuren (bv. 2 uur/week mentor) en vraag meteen na 1 maand subsidie-informatie op bij RVO.
5) No-risk polis en ziektevergoeding
Wat het doet: als je iemand aanneemt met een verhoogd risico op ziekte of iemand uit het doelgroepregister, kun je in sommige gevallen de no-risk polis aanvragen zodat UWV risico op loondoorbetaling vermindert.
Actiepunten:
- Neem contact op met UWV om te checken of de kandidaat onder de no-riskpolis valt.
- Vraag de polis aan vóór indiensttreding of direct erna (UWV geeft niet altijd met terugwerkende kracht).
- Documenteer bij ziekte het verzuimdossier zorgvuldig; dit is vaak vereist bij vergoeding.
6) Fiscale regelingen die loonkosten verlagen (wanneer relevant)
Enkele regelingen verlagen arbeidskosten voor specifieke functies:
- WBSO (S&O) — verlaagt loonkosten van R&D-personeel via een uren- of loonsubsidie/afschrijving. Aanvraag via RVO.
- In sommige gevallen regionale fiscale stimuleringen of bij investeringen in training kan de belastingpositie verbeteren (check met je accountant).
Stappen: bepaal of de functie valt onder R&D-activiteiten; maak een urenadministratie; vraag WBSO aan voorafgaand aan de werkzaamheden.
7) Praktisch 8-stappen stappenplan voor MKB dat iemand wil aannemen met subsidie
- Stap A — Functie definiëren: taken, uren, benodigde competenties en opleidingsniveau.
- Stap B — Kandidaten screenen op doelgroepen (WW, Wajong, langdurig werkloos, afstand tot arbeidsmarkt).
- Stap C — Voor elke kandidaat: bel UWV/WSP en vraag direct of er mogelijkheden zijn (noteer contactpersoon & datum).
- Stap D — Vraag schriftelijke subsidie-indicaties / offertes aan bij UWV, gemeente en RVO (voor praktijkleren/WBSO).
- Stap E — Maak kostenberekening 0-1-2: zonder subsidie / met gedeeltelijke subsidie / met maximale subsidie — kies scenario.
- Stap F — Leg administratie en werkplan klaar (arbeidsovereenkomst, werkplekbeschrijving, begeleiding, leerdoelen).
- Stap G — Dien aanvragen in volgens instructies (let op deadlines en bewijsvoering).
- Stap H — Start proefperiode en voer maandelijkse checks uit: uren, productiviteit, evaluatie; stuur rapportages naar subsidieverstrekker als gevraagd.
8) Praktisch voorbeeld (toepasbare checklist voor een concrete vacature)
Situatie: een horeca-ondernemer wil een fulltime medewerker (32 uur) met afstand tot de arbeidsmarkt aannemen.
Direct uit te voeren checklist (test binnen 7 dagen):
- Bel gemeente/WSP: vraag naar lokale loonkostensubsidie voor 32u posities — noteer contactpersoon.
- Check of kandidaat in doelgroepregister staat bij UWV; vraag indicatie LKS indien van toepassing.
- Vraag no-risk polis aan als kandidaat gezondheidsverleden heeft.
- Stel proefcontract op (6 maanden) met evaluatiemoment na 3 maanden en begeleidingstijd vast (bv. 2 uur/week).
- Bereken loonkosten met subsidie en maak beslisdocument: go/no-go na 6 maanden.
9) Veelgemaakte fouten en hoe ze te voorkomen
- Fout: aanvraag te laat indienen — voorkom dit door aanvraagchecklist en deadlines te noteren. Altijd vóór of direct bij indiensttreding aanvragen als dat vereist is.
- Fout: slechte dossieropbouw — houd loonstroken, urenstaten en begeleidingsverslagen bij.
- Fout: alleen op landelijke regelingen vertrouwen — check altijd gemeentelijke mogelijkheden die soms gunstiger zijn.
10) Direct testen: low-effort experiment binnen 2 weken
Actie die je vandaag kunt doen: kies 1 kandidaat, maak een 1-pagina businesscase en bel zowel UWV als je gemeente voor een intake. Vraag binnen 5 werkdagen om een indicatie of offerte. Als je die hebt, reken de loonkosten door in je P&L en beslis of je doorgaat met een 6-maanden proefcontract.
Als FocusOpBusiness adviseren we bedrijven dagelijks over deze stappen; wil je een kant-en-klare aanvraagchecklist in Word of een korte review van je subsidie-aanvraag, plan dan een 30-minuten consult via onze site.
Praktische tip/check die je nu kunt toepassen: maak een eenvoudige spreadsheet met drie kolommen (bruto loon, verwachte subsidie per maand, netto loonkosten werkgever) en vul die in voor 2 kandidaten; bel daarna binnen 48 uur UWV of WSP om de subsidie-indicatie te verifiëren — die Indicatie is vaak beslissend.