Thuiswerken is geen losse afspraak meer maar onderdeel van de bedrijfsvoering. Als werkgever of zelfstandige moet je concrete regels volgen: van arboverplichtingen en ergonomie tot vergoedingen, verzekeringen en dataveiligheid. Dit artikel geeft direct toepasbare stappen en testbare oplossingen waarmee je je thuiswerkbeleid in één keer op orde zet.
Geen vage theorieën: hieronder vind je concrete werkzaamheden, checklists en voorbeelden die je vandaag kunt uitvoeren. Focusopbusiness helpt je stap voor stap zodat je voldoet aan wet- en regelgeving en de productiviteit en gezondheid van medewerkers beschermt.
1. Werkgeversverantwoordelijkheid volgens de Arbowet — directe stappen
- Stap 1: Maak een aanvulling op je RI&E (Risico-inventarisatie & -evaluatie) specifiek voor thuiswerk. Actie: voeg een sectie “thuiswerk” toe en laat minstens de 5 meest voorkomende risico’s (ergonomie, mentale belasting, veiligheid ICT, fysieke veiligheid, arbeidstijden) beoordelen.
- Stap 2: Bepaal maatregelen per risico. Voor ergonomie: stoel en beeldscherm; voor mentale belasting: werktijden en overlegmomenten; voor ICT: VPN en back-upbeleid.
- Stap 3: Communiceer verplichtingen schriftelijk aan medewerkers. E-mail en intranet zijn voldoende; bewaar bewijs dat instructies zijn verzonden en begrepen.
- Stap 4: Voer gerichte controles uit (zie checklist verderop). Plan minimaal één toetsmoment per jaar per werknemer of sneller bij veranderingen in werkzaamheden.
2. Ergonomie en beeldschermwerk — meetbare regels
- Stap 1: Stel een ergonomisch basispakket vast (aanbevolen): verstelbare bureaustoel, los toetsenbord en muis, extern beeldscherm op hoogte. Bepaal of de werkgever verstrekt of vergoedt.
- Stap 2: Meet en stel in met deze test: zitelement: voeten plat op de grond, knieën ~90°, bovenarmen loodrecht op de vloer; beeldscherm: bovenkant op ooghoogte, 50–70 cm afstand; toetsenbord: onderarm licht hellend; verlichting: geen schittering op scherm. Leg de meetwaarden vast in een korte foto-checklist die de medewerker uploadt.
- Stap 3: Bied een (online) ergonomie-instructie en plan follow-up bij klachten. Registratie: hou klachten en acties bij in HR-systeem of spreadsheet.
3. Vergoedingen en fiscale regels — wat mag en wat doe je praktisch
- Stap 1: Kies een vergoedingsmodel: vaste onkostenvergoeding per thuiswerkdag (€x per dag), vergoeding op basis van aanschaf (stoel, monitor) of volledige verstrekking van apparatuur.
- Stap 2: Check Belastingdienst-regels vóór uitbetaling. Actie: raadpleeg actuele richtlijnen of je accountant; veel werkgevers gebruiken een onbelaste thuiswerkvergoeding of verstrekken apparatuur via de werkkostenregeling (WKR).
- Stap 3: Leg vergoeding en bewijsregels vast: bonnen, foto van de opstelling, of een verklaring per werkdag. Zorg dat administratie voldoet voor eventuele controle.
4. Arbeidstijden en verantwoording — praktische afspraken
- Stap 1: Formuleer een beschikbaarheidsbeleid: kantoortijden, kernuren en flexibele uren. Maak dit onderdeel van het arbeidscontract of een aanvullende thuiswerkovereenkomst.
- Stap 2: Registreer werktijd waar nodig: gebruik digitale urenregistratie of taakgerichte urenregistratie. Test: laat 10 medewerkers 1 week loggen en controleer afwijkingen groter dan 20%.
- Stap 3: Communiceer rusttijden en pauzes (volgens Arbeidstijdenwet) en controleer naleving via steekproeven en teamleiders.
5. Veiligheid, verzekering en aansprakelijkheid — concrete acties
- Stap 1: Controleer de bedrijfsaansprakelijkheids- en ongevallenverzekering. Actie: vraag verzekeraar of thuiswerkrisico’s en werkgerelateerde ongevallen gedekt zijn en welke voorwaarden gelden.
- Stap 2: Maak een registratieproces voor werkgerelateerde ongevallen thuis: melding, onderzoek en dossier. Test: voer een simulatie-melding en beoordeel doorlooptijd.
- Stap 3: Leg grenzen vast: wat is werkgerelateerd (taken en tijdstip) en wat niet. Gebruik voorbeelden in de policy (bv. incident tijdens werkuren bij uitvoeren van taak = werkgerelateerd).
6. ICT- en dataveiligheid voor thuiswerkers — direct te implementeren regels
- Stap 1: Vereis beveiliging: bedrijfslaptop met beheer (MDM), bijgewerkte antivirus, firewall en verplichte wachtwoordmanager of SSO. Test: 10 willekeurige apparaten controleren op actuele updates en antivirusstatus.
- Stap 2: VPN en dataopslag: verplicht VPN bij toegang tot bedrijfsdata en verbied opslag op persoonlijke cloudaccounts. Leg encryptie-eisen vast en controleer via logging.
- Stap 3: Maak een procedure voor datalekken en privacymelding. Oefen jaarlijks een tabletop-oefening (30–60 min) met IT en HR.
7. Mentale gezondheid en sociale kaders — concrete interventies
- Stap 1: Bied structurele contactmomenten: wekelijkse teamcheck-ins en één-op-één-gesprekken. Meet: tevredenheidsscore via korte pulse-enquête elke maand.
- Stap 2: Implementeer ‘right to disconnect’-regels: definieer buitenwerktijden en stuur e-mailpolicy. Test: meet responstijden buiten kantooruren en stel limiet in op automatische e-mailplanning.
- Stap 3: Bied toegang tot bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk. Documenteer aanvragen en opvolging.
8. Praktische checklists en templates die je direct gebruikt
Gebruik deze drie korte checklists die je meteen naar medewerkers kunt sturen of in HR kunt zetten.
- Thuiswerk-ergonomie-check (zelftest, 5 punten): stoelinstelling, schermhoogte, afstand scherm, toetsenbord/muispositie, verlichting (medewerker stuurt foto met vinklijst).
- IT-security quickcheck (IT voert uit): OS-updates binnen 30 dagen, antivirus actief, VPN-configuratie aanwezig, encryptie van opslag, wachtwoordmanager ingesteld.
- Administratieve checklist werkgever: thuiswerk(overeenkomst) getekend, vergoeding vastgelegd en administratief verwerkt, verzekeringscheck gedaan, RI&E-update voltooid.
9. Voorbeelden van beleidsteksten (kort en direct toepasbaar)
- Voorbeeldclausule vergoeding: “Werkgever vergoedt een vaste thuiswerkvergoeding van €X per werkdag op basis van administratieve registratie. Bonnen voor aanschaf van meubilair worden binnen 30 dagen vergoed na goedkeuring.”
- Voorbeeldclausule veiligheid: “Werknemer gebruikt alleen door werkgever beheerde apparatuur voor verwerking van bedrijfsgegevens en dient beveiligings- en update-eisen na te leven.”
10. Hoe test je of alles werkt — concrete audits en KPI’s
- Stap 1: Maandelijkse steekproef: controleer 10% van thuiswerkplekken op ergonomie en IT-status via foto’s en IT-logs.
- Stap 2: KPI’s: aantal thuiswerkclaims, gemiddeld aantal ziekte- of arbeidsongeschiktheidsdagen gerelateerd aan thuiswerk, IT-incidenten per kwartaal, medewerkerstevredenheid score.
- Stap 3: Review-cyclus: pas beleid aan op basis van auditresultaten; plan twee verbeteracties per kwartaal en meet effect in de volgende audit.
Laat Focusopbusiness je sjablonen, RI&E-uitbreiding en checklist automatiseren zodat je beleid toetsbaar en controleklaar is.
Direct toepasbare check vóór je afsluit: loop deze mini-checklist door met één medewerker vandaag: 1) heeft de medewerker een ingevoerde thuiswerkovereenkomst? 2) is er een ergonomische selfie (stoel, schermafstand) geüpload? 3) staat VPN en antivirus aan? 4) is er een afspraak over werktijden en pauzes? 5) is de vergoeding of apparatuuradministratie vastgelegd? Als één antwoord “nee” is: plan binnen 48 uur een actie en noteer de verantwoordelijke.