Als kleine bv moet je administratie waterdicht zijn: fiscale aangiften, jaarrekening, salarisadministratie en bewaarplicht zijn niet vrijblijvend. Fouten kosten tijd, geld en kunnen persoonlijke aansprakelijkheid voor de dga veroorzaken.

Onderstaand vind je concrete regels, heldere stappen en direct toepasbare checklists. Gebruik ze stap voor stap om je administratie te organiseren, risico’s te elimineren en deadlines te halen.

1. Basisverplichtingen: wat je altijd moet bijhouden

Verplichtingen kort en krachtig:

  1. Volledige administratie en verantwoording van bedrijfsactiviteiten.
  2. Bewaartermijn: over het algemeen 7 jaar voor fiscale en zakelijke stukken (facturen, bankmutaties, jaarrekeningen). In specifieke gevallen (bijv. onroerend goed of lopende fiscale procedures) kan dit langer zijn — check bij je adviseur.
  3. Deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK) nadat die is vastgesteld.

Concrete acties:

  1. Maak één centrale digitale map (cloud) met submappen: Facturen inkomend, Facturen uitgaand, Bankafschriften, Loon, Contracten, Jaarrekeningen.
  2. Stel een bewaarlijst op (type document + bewaartermijn) en audit dit elk jaar.

2. Hoe bepaal je of je ‘kleine BV’ bent (en welke regels voor jou gelden)

De juridische grootte bepaalt welke publicatie- en rapportageverplichtingen je hebt.

  1. Controleer de drie criteria voor het boekjaar: balanstotaal, netto-omzet, gemiddeld aantal werknemers.
  2. Je bent een kleine BV als je in twee van de drie criteria onder de grenzen valt. Voorbeelden van veelgebruikte grenswaarden: balans ≤ €6.000.000, omzet ≤ €12.000.000, werknemers ≤ 50. (Controleer actuele cijfers bij KvK/Belastingdienst.)
  3. Stappen om te testen:
    1. Pak de laatst afgesloten balans: noteer het balanstotaal.
    2. Noteer de netto-omzet van dat jaar.
    3. Bereken het gemiddelde aantal werknemers (FTE) over het jaar.
    4. Tel criteria die onder de drempel vallen — ≥2 = kleine BV.

3. Jaarrekening opstellen en deponeringsstappen (stap-voor-stap)

  1. Voorbereiding:
    1. Maak een proefbalans: controleer debet = credit.
    2. Stel afschrijvingen, voorzieningen en uitgestelde posten vast.
  2. Opstellen jaarrekening:
    1. Balans en winst- en verliesrekening opstellen; bij kleine BV zijn toelichtingen beperkt.
    2. Voeg bestuursverklaring en indien van toepassing directieverslag toe.
  3. Vaststelling en deponeren:
    1. Laat aandeelhouders de jaarrekening vaststellen in de algemene vergadering.
    2. Deponeer de vastgestelde jaarrekening bij de KvK binnen de wettelijke termijn (zorg voor tijdige planning).
  4. Testbare checklist:
    1. Bankafstemming: alle rekeningen tot de laatste dag gecontroleerd.
    2. BTW-aangiften en loonheffingen afgestemd op grootboek.
    3. Notulen en besluitvorming aanwezig en ondertekend.

4. Vennootschapsbelasting: praktische stappen

Wat te doen voor Vpb:

  1. Registreer de bv bij de Belastingdienst (als dat nog niet is gedaan).
  2. Dien de aangifte vennootschapsbelasting in volgens je boekjaar; houd rekening met eventuele voorlopige aanslagen.
  3. Stappen om te controleren:
    1. Maak een fiscale winstberekening: begin bij commerciële winst en corrigeer voor fiscale verschillen (belastingtechnische afschrijvingen, fiscale reserveringen).
    2. Bereken en verwerk belastinglatenties in de balans (uitgestelde belastingvorderingen/verplichtingen).

Als je twijfelt over aftrekposten of verliesverrekening: vraag een fiscale quickscan aan bij je accountant zodat je testbare aanslagberekeningen hebt.

5. BTW en KOR: concrete regels en keuzehandleiding

  1. BTW-regels:
    1. Verkoopfacturen met juiste BTW-tarief, factuurnummers en verplichte vermeldingen.
    2. Periode voor aangifte: maand, kwartaal of jaar. Kies op basis van omzet en cashflow (maandelijks als je veel vooraftrek wilt verrekenen).
  2. Kleineondernemersregeling (KOR):
    1. Als je jaaromzet onder de KOR-drempel valt (veel bedrijven: €20.000 per kalenderjaar — controleer actuele drempel) kun je kiezen voor vrijstelling van btw-heffing.
    2. Stap-voor-stap: bereken geschatte jaaromzet → kies KOR via Belastingdienst → stop met factureren met BTW → houd administratie bij evenwel met KOR-aantekening.
  3. Test: maak een eenvoudige berekening met je omzet en btw-kosten om te zien of KOR voordeliger is (bespaarte administratie vs. terugvorderbare voorbelasting).

6. Loonadministratie en DGA: praktische vereisten

  1. Employer-registratie: als je personeel betaalt moet de bv zich als werkgever registreren bij de Belastingdienst.
  2. Gebruikelijk loon voor de DGA: de directeur-grootaandeelhouder (DGA) moet zichzelf een gebruikelijk loon toekennen volgens Belastingdienst-regels. Controleer de actuele norm en onderbouw afwijkingen.
  3. Payroll-stappen:
    1. Stel arbeidsovereenkomsten en salarisafspraken op.
    2. Voer maandelijkse loonrun uit: bruto-loon, loonheffingen, pensioen, nettoloonbetaling en aangifte loonheffingen.
    3. Bewaar loonstroken en arbeidsovereenkomsten volgens bewaarplicht.

7. Dividenduitkeringen: de uitkeerbaarheidstoets met stappen

Voordat je dividend uitkeert moet de raad van bestuur toetsen of uitkering mogelijk is (uitkeerbaarheidstoets). Werk als volgt:

  1. Stap 1: controleer beschikbaar vrije reserves in de jaarrekening.
  2. Stap 2: voer de uitkeerbaarheidstoets uit:
    1. Balansstaattest: na uitkering mag eigen vermogen niet negatief worden.
    2. Liquiditeitstest: de vennootschap moet kortetermijnverplichtingen kunnen blijven voldoen na uitkering (kijk 12 maanden vooruit).
  3. Stap 3: documenteer het besluit en onderleg met cijfers (cashflowprognose, scenario met sensitieit).

Praktische tip: maak een korte 12-maanden cashflow en bewaar die als bewijs als de Belastingdienst vragen heeft.

8. Audit en accountantscontrole: wanneer wel/niet verplicht

Voor kleine bv’s is een wettelijke accountantscontrole meestal niet verplicht. Controleer jaarlijks of je niet door groei in de medium/large categorie valt (audit verplicht als twee van drie criteria overschreden). Als je externe financiers hebt, kunnen zij toch een controle eisen.

  1. Stappen om te beslissen:
    1. Vergelijk je cijfers met audit-drempels; vragen financiers een controle?
    2. Zo nee: kies een jaarrekeningcontrole op maat (review) of arbeidsmatige samenstelling bij je accountant.

9. Praktische maandelijkse boekhoudroutine (testbare checklist)

Voer ieder einde maand deze stappen uit en markeer afgerond:

  1. Bankafstemming: alle bankmutaties op grootboek afgeletterd.
  2. Debiteuren-/crediteurenoverzicht: openstaande posten > 30/60/90 dagen geëscaleerd.
  3. BTW-aangifte voorbereiden: BTW-boekingen matchen met grootboek.
  4. Vooruit- en accruals: contracten doorlopen en periodiseren waar nodig.
  5. Salarisrun voorbereiden (indien van toepassing) en loonheffingen afdragen.

10. Voorbereiden op een belastingcontrole: concrete dossieropbouw

  1. Maak één ‘controlemap’ met:
    1. Gedeponteerde jaarrekeningen
    2. Belangrijke contracten en besluiten (aandeelhoudersvergaderingen, dividendbesluiten)
    3. Toelichtingen op grote posten, winstcorrecties en fiscale aanslagen
  2. Stappen bij controle:
    1. Stuur vooraf een overzicht met hoofdgetallen naar de controleur (balance sheet, profit & loss, belangrijkste mutaties).
    2. Houd verantwoordelijken paraat en test één transactie van inkoop tot betaling ter plaatse.

11. Boekhoudsoftware en automatisering: implementatiestappen

  1. Stap 1: kies software met bankkoppeling, BTW-aangifte-export en inleesfunctionaliteit voor facturen.
  2. Stap 2: configureer grootboekrekeningen, BTW-codes en automatische koppelingen (bank → factuurmatching).
  3. Stap 3: voer een 3-maanden pilot uit: controleer of saldi overeenkomen met oude administratie.
  4. Stap 4: stel toegangsrollen in en implementeer dagelijkse back-ups.

12. Veelvoorkomende fouten en hoe ze te voorkomen (actiegericht)

  • Niet periodiek afletteren van banken — remedie: maandelijkse bankreconciliatie ingepland en toegewezen aan een verantwoordelijke.
  • Onjuiste toepassing van KOR of DTO — remedie: maak een eenvoudige omzet-prognose en test het effect op cashflow vóór aanmelding.
  • Dividend uitgekeerd zonder uitkeerbaarheidstoets — remedie: standaardiseer een dividendtemplate met balans- en cashflowtest die vóór uitkering ingevuld moet worden.

Praktische check die je nu kunt doen: open je laatste balans en omzetstaat, controleer of je aan minimaal twee van deze drie criteria voldoet: balans ≤ €6 mln, omzet ≤ €12 mln, medewerkers ≤ 50. Valt je BV onder ‘klein’—noteer de datum van balansstelsel en plan: 1) jaarrekening klaar 2) adoptiedatum vastzetten en 3) deponeren bij KvK binnen de wettelijke termijn.