Start je bedrijf zonder verrassingen: exact wat je moet doen bij de Kamer van Koophandel (KvK) om je onderneming in te schrijven.
Deze gids geeft compacte, testbare stappen voor eenmanszaak, VOF en BV: van voorbereiding en afspraak tot nazorg (belasting, bank, vergunningen). Direct toepasbare checklists en voorbeeldteksten inbegrepen.
Stap 1 — Voorbereiden: kies rechtsvorm, handelsnaam en activiteit (concreet)
1) Kies rechtsvorm: bepaal eerst of je een eenmanszaak, VOF, BV of andere vorm wil. Praktijkregel: eenmanszaak = snel en goedkoop; BV = meer bescherming van privévermogen maar notariskosten en minimumkapitaal. 2) Handelsnaam: bedenk 3 varianten, check er één direct op kvk.nl en controleer merken via boip.eu of de nationale merkenzoeker. 3) Omschrijf bedrijfsactiviteiten in één korte zin (voorbeeld): “Productie en verkoop van houten tuinmeubelen, inclusief montage en reparatie; groothandel en detailhandel.” Gebruik deze korte zin later bij inschrijving (KvK gebruikt SBI-codes).
Stap 2 — Verzamelen van documenten (exacte items)
Wat je altijd moet meenemen naar de afspraak: geldig identiteitsbewijs (paspoort/ID-kaart), Nederlands BSN voor inwoners, adresgegevens van je bedrijfsadres (huisadres mag), en een uittreksel van een VOG of rijbewijs indien gevraagd voor specifieke branches. Voor BV: notariële akte van oprichting en lijst met bestuurders; voor VOF: identiteitsbewijzen van alle vennoten en (optioneel) partnerschapscontract; voor inschrijving door gemachtigde: schriftelijke volmacht en ID’s van gemachtigde en principaal.
Stap 3 — Afspraak maken bij KvK en wat er gebeurt tijdens de afspraak
Maak online een afspraak via kvk.nl/afspraak. Op de afspraak: een medewerker controleert je ID, vult je gegevens in en registreert je bedrijf rechtstreeks in het Handelsregister. Controleer ter plekke of de handelsnaam en adres correct zijn: vraag om een uittreksel en lees dit meteen. Tip: maak foto’s van het uittreksel of vraag een digitaal uittreksel per e-mail.
Stap 4 — Kosten en betalingswijze (praktisch)
Er zijn inschrijfkosten; controleer actuele tarieven op kvk.nl. Verwacht dat er een éénmalige inschrijfvergoeding is (controleer prijs vlak voor je afspraak). Betaalwijze: pin/kaart of online; bewaar het betalingsbewijs bij je administratie.
Stap 5 — Na inschrijving: wat KvK doorgeeft en wat jij direct moet doen
Direct na inschrijving ontvangt je onderneming een KvK-nummer en vaak een RSIN/fiscaal nummer. De KvK meldt je gegevens automatisch aan de Belastingdienst; verwacht binnen enkele weken een bericht over btw/inkomstenbelasting/omzetbelasting of een btw-nummer als dat nodig is. Acties die je direct kunt uitvoeren: 1) open zakelijke bankrekening (voor BV verplicht, voor eenmanszaak aan te raden), 2) configureer je boekhouding (noem: datum inschrijving, KvK-nummer, gekozen SBI-code), 3) maak factuursjablonen met KvK-nummer en eventueel btw-nummer.
Stap 6 — Specifieke paden: eenmanszaak, VOF en BV (stap-voor-stap)
Eenmanszaak (voorgesteld stappenplan): 1. Kies handelsnaam en omschrijving 2. Controleer naam op kvk.nl en merkenregister 3. Maak afspraak en neem ID mee 4. Ontvang KvK-nummer en bewaar uittreksel 5. Wacht op bericht Belastingdienst en start administratie. VOF: 1–4 idem, plus: alle vennoten aanwezig of volmacht; registreer vennoten en afspraken; leg partnerschapsregels vast in document. BV: 1. Raadpleeg notaris en laat oprichten 2. Notaris verzorgt akte en inschrijving in KvK 3. Na inschrijving: aandelenregister, bestuur inschrijven en bankrekening openen op naam van BV.
Stap 7 — Vergunningen, verzekeringen en UBO (concreet)
Direct na inschrijving controleer of je vergunningen nodig hebt: horeca, bouw, WABO/omgevingsvergunning, of beroepsvergunning. Zoek op overheidssite of kvk.nl/vergunningen voor jouw SBI-code. Verzekeringen: bedrijfsaansprakelijkheid (WA), arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) en bedrijfsverzekeringen beoordelen aan de hand van risicoanalyse. UBO-register: controleer of je onderneming UBO-plichtig is (meestal BV/NV/stichting; eenmanszaak vaak niet). Als UBO-plichtig, registreer de uiteindelijk belanghebbende binnen de gestelde termijn via het UBO-register op kvk.nl.
Stap 8 — Administratie en fiscale checks die je meteen kunt testen
Start je boekhouding meteen met deze test: 1) Maak één voorbeeldfactuur met KvK-nummer, factuurnummer, datum, klantgegevens en BTW-specificatie; 2) Boek een btw-testboeking om te controleren of je btw-codes en percentages juist zijn; 3) Stel een eenvoudige kas- en bankkaart in en voer drie transacties in (inkoop, verkoop, privé-opname) en controleer of het saldo klopt. Gebruik boekhoudsoftware met KvK-importfunctie voor sneller starten.
Concrete praktische templates en voorbeelden
Voorbeeld handelsnaam-check: zoekterm op kvk.nl = “HoutenTuinBV” — als zoekresultaat niets oplevert, controleer BOIP voor merken. Voorbeeld activiteitstekst (kopiëren naar inschrijfformulier): “Handel in en productie van houten tuinmeubelen; montage, reparatie en online verkoop; groothandel en detailhandel.” Voorbeeld factuurtekst (verplicht/aanbevolen): “KvK: 12345678 | BTW: NL123456789B01 | Betaling binnen 30 dagen | IBAN: NLxxBANK0123456789”. Pas nummers aan na ontvangst van jouw nummers.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt (actiegericht)
Fout 1: verkeerde handelsnaam door niet controleren op bestaande merken — test: zoek in KvK en BOIP vóór afspraak. Fout 2: onjuiste SBI-code — oplossing: kies nauwkeurige omschrijving en controleer bij KvK welke SBI-code wordt toegekend. Fout 3: geen zakelijke rekening geopend — test direct na inschrijving of je bank een rekening kan openen met KvK-uittreksel en bestuurdersgegevens. Fout 4: denken dat Belastingdienst direct een btw-nummer stuurt — verwacht brief en volg eventuele vragen snel op.
SEO- en zichtbaarheidstips direct toepasbaar
Tip: vermeld je KvK-nummer en een korte bedrijfsomschrijving op je website en Google Mijn Bedrijf (nu Google Business Profile). Gebruik je gekozen SBI-code in online profielen zodat zakelijke platforms je correct categoriseren. Vraag direct na inschrijving om een digitaal uittreksel en upload dat in je administratie en bij je bankaanvraag.
Praktische check die je nu kunt doen: zoek jouw gewenste handelsnaam op kvk.nl en BOIP; maak een screenshot van de resultaten; plan binnen 48 uur je KvK-afspraak en zet in de agenda: ID + 3 alternatieve namen + korte activiteitstekst (kopieer de voorbeeldtekst hierboven).