Als MKB’er wil je snel weten of jouw innovatie kansrijk is voor subsidie en hoe je de aanvraag zó indient dat die wordt toegekend. Dit artikel geeft directe, stap-voor-stap instructies en concrete checks zodat je binnen weken een uitvoerbare aanvraag klaar hebt.

Geen theoretisch gepraat: we lopen het proces af van projectdefinitie tot indienen en verantwoorden, met voorbeelden, sjablonen en testbare acties die je vandaag nog kunt uitvoeren.

Stap 1 — Kies de juiste subsidie: kort overzicht en wanneer te kiezen

  • WBSO (R&D-loonkosten): kies bij technische R&D-uren en prototypeontwikkeling. Voordeel: vermindering loonkosten via fiscale afdracht. Belangrijk: urenregistratie verplicht.
  • MIT-regelingen (regionaal/sectoraal): voor haalbaarheidsstudies, R&D-partnerschappen en innovatiemakelaardij. Vaak vouchervormen of projectsubsidies; snel toepasbaar voor pilots en marktvalidering.
  • Innovatiekrediet / R&D-leningen: als je risicovolle, kapitaalintensieve R&D doet met commerciële potentie.
  • EU-programma’s (Horizon Europe/Eurostars): bij grensoverschrijdende samenwerkingen en grotere budgets; langere doorlooptijd en consortiumvereisten.
  • Tip: raadpleeg RVO.nl en gemeentelijke/regionale subsidiekalenders. Maak een korte tabel (2 kolommen) met: projectonderdeel ↔ geschikte regeling.

Stap 2 — Definieer je innovatie concreet (haalbaarheid + onderscheid)

  1. Schrijf één A4 met: probleem, huidige alternatieven (state-of-the-art), jouw technische doorbraak, beoogd TRL (Technology Readiness Level) nu en na project.
  2. Vermeld meetbare succescriteria: doorlooptijd prototyping (maanden), kosten per prototype, beoogde prestaties (bv. 20% efficiënter, 30% goedkoper).
  3. Checklist bewijs: literatuurlinks, bestaande producten, klantbrieven, testdata. Zonder duidelijke vergelijking met de huidige stand van techniek wordt aanvraag vaak afgewezen.

Stap 3 — Maak een toetsbare projectplanning en milestone-gantt

  • Breek project op in maanden en leverbare tussenproducten (M1: concept, M2: prototype, M3: pilot bij klant).
  • Voor elke milestone: omschrijf deliverable, acceptatiecriterium en benodigde uren/kosten.
  • Voorbeeld: M2 (maand 4): prototype werkend op 90% functionaliteit; acceptatie: testrapport met 10 tests geslaagd.

Stap 4 — Begroting: wat telt mee en hoe onderbouw je

  • Algemene categorieën: personeelsuren (R&D), uitbesteed R&D, materialen voor prototypes, gereedschap (gedeeltelijk), reiskosten verbonden aan R&D, overhead alleen indien expliciet toegestaan.
  • Vraag minimaal 3 schriftelijke offertes voor uitbesteding en investering (>€5.000 vaak vereist). Voeg ze bij je aanvraag.
  • Rekenvoorbeeld kort: 400 R&D-uren × intern tarief €65 = €26.000; 3 externe offertes gemiddeld €12.000 → onderbouw met PO’s of intenties.

Stap 5 — Schrijf de aanvraag: structuur en concrete zinnen

  1. Begin met een krachtige samenvatting (max 150 woorden): probleem, oplossing, innovatiehoogte, marktperspectief, gevraagde subsidiebedrag.
  2. Technische paragraaf: beschrijf methoden en tests; gebruik termen als “prototype”, “TRL-verbetering”, “benchmarks”.
  3. Commerciële paragraaf: doelgroep, verdienmodel, schaalbaarheid; voeg minimaal 1 referentieklant of marktdata toe.
  4. Risico & mitigatie: benoem top 3 risico’s en concreet hoe je ze verkleint (extra test, leverancier backup, financiële buffer).
  5. Gebruik deze elevator-pitch-sjabloon in je aanvraag: “Wij ontwikkelen [product] dat [probleem] oplost door [technische innovatie]. Binnen [tijdframe] brengen we TRL X→Y en testen bij [pilotklant]. Marktpotentieel: [grootte of segment].”

Stap 6 — Indienen: praktische stappen en administratieve tips

  • Maak een account op RVO of het portal van de betreffende subsidieregeling minimaal 2 weken voor de deadline.
  • Uploaden: zorg dat je PDF’s leesbaar en geoptimaliseerd zijn (zoekwoorden, korte titels). Voeg offertes, CV’s van sleutelpersonen en PO/LOI toe.
  • Bewaar digitale tijdstempels en ontvangstbevestiging; noteer contactpersoon bij subsidieverstrekker voor vragen.

Stap 7 — Verantwoorden en rapporteren tijdens en na het project

  • Houd een wekelijks R&D-urenlog bij (datum, medewerker, taak, duur). Maak dit testbaar: exporteer maandoverzicht als PDF bij elk kwartaal.
  • Sla alle facturen, proef- en meetrapporten, en communicatie met partners op in één map met duidelijke naamgeving (jaar_maand_type).
  • Bij tussentijdse beoordelingen: stuur alleen gevraagde documenten en verbind ze direct aan milestones in je Gantt.

Veelvoorkomende afwijzingsredenen en hoe ze te vermijden

  • Vage innovatie: los dit op met een korte vergelijkende tabel “bestaande oplossingen vs. onze verbetering”.
  • Onvoldoende kostentoelichting: voeg minimaal 3 offertes en een urenberekening per deliverable toe.
  • Onrealistische planning: deel grote taken op in maandelijkse checkpoints met acceptatiecriteria.
  • Geen commerciële potentie: beschrijf minimaal één betaalde pilot of intentieverklaring van een klant.

Nuttige programma’s en wanneer ze passen

  • WBSO: technisch-organisatorische R&D en loonkosten; combineer met MIT voor marktvalidatie.
  • MIT haalbaarheidsvouchers: kort traject om technische en marktrisico’s te verkennen (gebruik voor pilotproof of quick-market checks).
  • Innovatiekrediet: voor kapitaalintensieve, risicovolle ontwikkeling met groot marktpotentieel; plan langere doorlooptijd.

Praktische voorbeeld-checklist vóór indienen

  1. 1 A4 projectoverzicht met probleem, innovatie en TRL.
  2. Gantt met maandelijkse milestones en acceptatiecriteria.
  3. Begroting met urenberekening en 3 offertes voor externe kosten.
  4. R&D-urenregistratie template klaargezet.
  5. CV’s van sleutelpersonen en eventuele LOI’s van partners/klanten.
  6. Account bij RVO/portal aangemaakt en testupload gedaan.

Bonus: korte testcases die je direct uitvoert

  • Test 1 — 48 uur: schrijf de 1-pagina samenvatting en stuur die ter review naar een klant of sectorcollega. Vraag 3 concrete verbeterpunten.
  • Test 2 — 7 dagen: verzamel 3 offertes voor grootste uitbesteding; voeg als bijlage toe aan je dossier.
  • Test 3 — 14 dagen: start urenregistratie en exporteer het eerste maandrapport als PDF.

Laatste praktische check: heb je op één A4 het probleem, de unieke technische verbetering, beoogde TRL en een offertelijst van minimaal drie partijen staan? Zo niet, maak dat document nu als prioriteit.