Je eerste werknemer aannemen is groot: een mooie stap voor groei, maar ook vol risico’s als het arbeidscontract niet klopt. In dit artikel zet Focusopbusiness.nl je stap-voor-stap door het proces heen: van type overeenkomst tot praktische clausules en testbare admin-stappen.
Geen theorie, maar direct toepasbare acties en voorbeelden die je vandaag kunt gebruiken. Volg de checklist, kopieer het sjabloon en test de belangrijkste scenario’s voordat je tekent.
Stap 1: Kies het juiste type contract (direct toepassen)
Actie: bepaal op basis van bedrijfsbehoefte en onzekerheid welk type contract je aanbiedt. Opties en wanneer ze passen:
- Tijdelijk (bepaalde tijd): als het werk tijdelijk is of je capaciteit wilt opbouwen zonder lange verplichtingen.
- Onbepaalde tijd: bij structurele behoefte en als je wilt investeren in werknemerbinding.
- Oproep/uurrooster: bij onregelmatige vraag, maar let op keten- en transparantieregels.
- ZZP/inhhuur: alleen als de rol écht zelfstandig is (eigen onderneming, meerdere opdrachtgevers).
Concrete toets: maak een korte matrix (kolommen: werkvolume, duur, investering, flexibiliteit) en zet per optie scores. Kies de hoogste score voor jouw situatie.
Stap 2: Verplichtingen en voorwaarden vastleggen (must-haves)
Sla de volgende clausules nooit over. Per punt direct toepasbaar:
- Partijen & startdatum: “Werkgever: [bedrijfsnaam], Werkgeveradres: […]. Werknemer: [naam], woonplaats: […]. Ingangsdatum: [dd-mm-jjjj].”
- Functie en taken: omschrijf 3–6 hoofdverantwoordelijkheden. Voeg “andere werkzaamheden in redelijkheid” toe.
- Duurtijd: “onbepaalde tijd” of “bepaalde tijd tot [dd-mm-jjjj]”. Voeg verlengingsmechanisme toe indien gewenst (bijv. automatische verlenging na evaluatie).
- Salaris & uitbetaling: “Bruto salaris €[X] per maand, uitbetaald uiterlijk laatste werkdag van de maand. Vakantiegeld 8% jaarlijkse opbouw, uitbetaling in [maand].”
- Arbeidsduur & rooster: “38 uur per week, werktijden [ma–vr 09:00–17:00], flexibele roosteraanpassing na overleg.” Beschrijf pro rata bij indiensttreding halverwege maand.
- Proeftijd & opzegtermijnen: rapporteer proeftijd en verwijs naar actuele wetgeving en CAO; geef praktische instructie: “beëindigingsprocedure schriftelijk, opzegging werknemers: 1 maand, werkgevers: volgens wettelijke schaal of CAO.”
- Verzuim & ziekte: verplicht melden, verzuimbeleid, loondoorbetaling (verwijs naar bedrijfsbeleid/CAO) en arbodienstcontact.
- Geheimhouding & IP: “Werknemer verplicht tot geheimhouding van bedrijfsinformatie. Alle met arbeid geproduceerde intellectuele eigendom gaat over op werkgever.”
- Concurrentie- en relatiebeding: alleen indien noodzakelijk en schriftelijk overeengekomen; specificeer termijn en geografisch bereik.
Stap 3: Praktische clausules — kant-en-klare voorbeelden
Gebruik dit sjabloon als basis en vervang blokhaken:
“Partijen: [Werkgevernaam] en [Werknemernaam]. Functie: [functieomschrijving]. Duur: [onbepaald / bepaalde t/m dd-mm-jjjj]. Salaris: €[X] bruto per maand, 8% vakantiegeld. Arbeidsduur: [X] uur p/w. Proeftijd: [duur], ingangsdatum [dd-mm-jjjj]. Opzegging: schriftelijk. Geheimhouding: werknemer zal geen vertrouwelijke informatie verstrekken. Intellectueel eigendom: alle door werknemer ontwikkelde werken in dienstovereenkomst zijn eigendom van werkgever.”
Test: vul het sjabloon in voor een concrete casus (bijv. 32 uur medewerker klantenservice), laat een HR-collega of jurist reviewen en bewaar versiebeheer (versie + datum).
Stap 4: Administratie en opstart — testbare stappen
Voer deze checklist af voordat de eerste werkdag begint:
- Registratie: zorg dat bedrijf bij KvK en Belastingdienst correct geregistreerd is en dat je een loonheffingennummer hebt.
- ID-check: kopie paspoort of ID en controle op rechtmatig verblijf. Bewaar kopie in personeelsdossier.
- Bank & salaris: vraag IBAN en stel loonadministratie in (software of accountant). Maak eerste salarisberekening inclusief pro rata dagen en inhoudingen.
- Verzekeringen & arbodienst: arbodienst aanstellen of eigen verzuimbeleid regelen en aanmelden bij pensioenfonds/CAO indien van toepassing.
- Onboardingdocumenten: arbeidsovereenkomst, model-handboek, privacyverklaring en machtiging salarisbetaling laten tekenen.
Testcase: bereken eerste salaris bij start op 15e van maand — bruto-maandsalaris / kalenderdagen × gewerkte dagen = bruto pro rata. Controleer loonstrook met inhoudingen en vakantiegeld.
Stap 5: Juridische checks en CAO — concreet uitvoeren
Acties die direct beschermend werken:
- Check of er een CAO van toepassing is: zoek op bedrijfssector of vraag aan branchevereniging. Als CAO van toepassing, verwerk verwijzing en afwijkende bepalingen in het contract.
- Laat belangrijke clausules toetsen door een arbeidsrechtadvocaat of gespecialiseerde jurist (proeftijd, concurrentiebeding, beëindiging).
- Bewaar bewijs van overleg: e-mails met afspraken, gespreksverslagen, en ondertekende documenten.
Praktische tip: plan een korte contractreview (30 minuten) met je jurist en noteer welke clausules aangepast moeten worden; voer wijzigingen door vóór ondertekening.
Stap 6: Simuleer scenario’s — test je contract
Voer deze drie simulaties uit en noteer uitkomst en risico:
- Ziekte in week 1: noteer meldprocedure, loondoorbetaling en communicatie met arbodienst.
- Opzegging door werknemer na 3 maanden: volg opzegprocedure, bereken laatste salaris en vakantiegeldverrekening.
- Ontslag om bedrijfseconomische reden: controleer juiste dossieropbouw, UWV/ontslaggrond en opzegtermijn.
Resultaat: vul per scenario een kort rapport (1 A4) met stappen, benodigde documenten en wie verantwoordelijk is.
Direct toepasbare checklist
Maak kopieerbare checklist en vink af: 1) Type contract gekozen, 2) Alle verplichte clausules ingevuld, 3) Sjabloon ingevuld en gereviewd door jurist, 4) KvK & loonheffing geregeld, 5) ID & IBAN gecontroleerd, 6) Onboardingdocumenten klaargezet, 7) CAO/ pensioen/arbodienst gecheckt, 8) Drie scenario-tests uitgevoerd. Bewaar ondertekend contract digitaal en fysiek. Laat het contract altijd door een arbeidsrechtjurist controleren vóór ondertekening en vraag werknemer om identiteitsbewijs + bankrekening te tonen op dag 1 als laatste check.