Als MKB-eigenaar of HR-verantwoordelijke wil je HR-software die werkt: minder administratietijd, betrouwbare loonrun, correcte tijdregistratie en inzicht in verzuim. Dit artikel geeft direct toepasbare stappen, testscenario’s en voorbeeldscorecards om een snelle, objectieve keuze te maken.
We positioneren Focus op Business als je sparringpartner: praktische methodes die je vandaag kunt toepassen, inclusief pilot-setup, meetbare KPI’s en juridische checks (AVG). Geen lange theorie, maar concrete taken en meetpunten.
Stap 1: Bepaal je HR-doelen en scope (5–10 minuten)
Maak geen functionaliteitenlijst zonder context. Beantwoord eerst deze vier vragen en noteer concrete doelen met streefwaarden:
- Wat wil je automatiseren? (personeelsadministratie, payroll, tijdregistratie, werving, performance, verzuim)
- Wat moet er binnen 6 maanden werken? (bijv. 100% digitale salarisverwerking, medewerkers-selfservice)
- Wat is het gewenste effect? (bespaar X uren administratief per week, verkort time-to-hire naar Y dagen)
- Wat zijn harde randvoorwaarden? (AVG-conform, NL-boekhoudkoppeling, multi-user rollen)
Voorbeeld: doel = “Reduceer administratieve uren op salarisadministratie van 8 naar 2 uur/week binnen 3 maanden; foutmarge <1%". Dat is meetbaar in een pilot.
Stap 2: Maak een meetbaar eisenpakket (scorecard)
Gebruik een eenvoudige scorecard om aanbieders objectief te vergelijken. Voorbeeldgewicht (pas aan naar jouw prioriteiten):
- Functionaliteit: 30%
- Gebruiksgemak (UX): 20%
- Integraties (boekhouding, uren, ATS): 15%
- Kosten totaal (TCO 3 jaar): 15%
- Beveiliging & AVG: 10%
- Support & implementatie: 10%
Maak rijitems en geef per leverancier 0–5 punten per criterium. Vermenigvuldig met gewicht en tel op. Voorbeeldrijitems: salarisrun, loonaangifte, uren-export, single sign-on, mobiele app, selfservice declaraties.
Stap 3: Kies 3 kandidaten en plan een 30-dagen pilot — concrete stappen
Werk volgens dit testprotocol:
- Selecteer 3 leveranciers op basis van scorecard.
- Stel pilotdoelen vast: 3 KPI’s, bijvoorbeeld: a) payroll foutmarge ≤1%, b) tijdregistratie-administratie <2 uur/week, c) time-to-hire <20 dagen.
- Kies een representatieve werkgroep: 10–30 medewerkers of één afdeling met verschillende rollen (HR, finance, medewerkers).
- Stel testdata en back-up klaar. Gebruik een kopie van actuele data of geanonimiseerde productiegegevens.
- Voer de pilot 30 dagen: verwerk ten minste 2 salarisrondes of meerdere tijdregistratie-cycli.
- Meet: voor en na uren administratie, foutpercentage payroll, gebruikerservaring scores (enquête 1–5).
Acceptatiecriteria voorbeeld: “Voldoet als payroll foutmarge ≤1% en administratietijd verminderd met ≥50%”. Als niet gehaald, documenteer knelpunten en beslis: aanpassen, onderhandelen of afwijzen.
Stap 4: Controleer integratie en dataflow (technische test)
Integraties mislukken vaak. Test concreet:
- Vraag API-documentatie en testendpoints.
- Plan een postman- of integratietest: exporteer 1 maand loon, importeer naar boekhouding; controleer velden, valuta en BTW-codes.
- Controleer realtime sync voor uren en verzuim; maak 5 testwijzigingen en verifieer binnen X minuten (noem gewenste limiet, bv. <10 min).
- Test data-export: kan je alle personeelsdata in CSV/Excel exporteren binnen 24 uur? Vraag een export-sample.
Voorbeeld aanpassing: Als je salarissoftware moet koppelen aan Exact/AFAS/Exact Online, laat de leverancier een demo-integratie uitvoeren met jouw testaccount.
Stap 5: Bereken totale kosten en schaalbaarheid — TCO-methode
Bekijk niet alleen licentiekosten. Bereken TCO over 3 jaar:
- Licentie/abonnement (maand/medewerker of vast)
- Onboardingkosten: implementatiepartner, data-migratie, training
- Koppelingskosten: ontwikkeluren voor API of middleware
- Operationele kosten: support, incidenten, interne uren
- Prijsstijgingen en contractuele beperkingen (indexatie)
Voorbeeldberekening: licentie €4/pers/mnd voor 50 FTE = €200/mnd. Onboarding €3.000 eenmalig. Verwachte interne tijdsbesparing bespaart 2 uur/week administratief (uurprijs €40) = €320/maand. Realtime ROI-berekening maakt de keuze objectief.
Stap 6: Beveiliging, AVG en data-eigendom — concrete checks
Vraag deze zaken aan de leverancier en test ze:
- ISO 27001 certificaat of vergelijkbare beveiligingsnorm
- Dataopslag locatie (EU/EER), datalekprocedure en meldtermijnen
- Data-eigendom en exportgarantie bij beëindiging (format, termijn)
- Duidelijke verwerkersovereenkomst (VOV) en sub-verwerkerslijst
- SLA voor uptime (bijv. ≥99,5%) en responstijden voor incidenten (kritisch ≤4 uur)
Test: vraag een sample VOV, vraag of je een technische security-scan (penetratietest) van de vendor mag inzien, en laat support een data-export uitvoeren als proef.
Stap 7: Support, implementatie en exitstrategie
Beoordeel het implementieplan en servicelevel concreet:
- Projectplan: milestones, opleverdata, acceptatiecriteria
- Trainingsaanbod: train-the-trainer, e-learning, documentatie
- Supportkanalen: telefoon, chat, ticketing en SLA-responstijden
- Exit: opzegtermijn, data-exportformaat, verwijdering van data
Voorbeeld van een harde eis: “Vendor levert binnen 30 dagen na opzegging een volledige geanonimiseerde export in CSV/JSON; data wordt daarna binnen 60 dagen verwijderd.”
Stap 8: Praktische checklist om leveranciers te vergelijken (kopieer/plak)
Gebruik deze checklist als formulier tijdens demo’s en pilots. Vink af en noteer score 0–5:
- Functionaliteit: payroll, uren, verzuim, ATS, selfservice
- Gebruiksgemak: mobiel, intuitieve workflows
- Integraties: boekhouding, salaris, SSO, API
- Beveiliging: ISO, datacenters EU, DPA beschikbaar
- Support: 24/5 of 24/7, reactietijden
- Kosten: licentie, onboarding, integratie
- Schaalbaarheid: extra functies zonder migratie
- Referenties: vergelijkbare MKB-klanten
- Contract: opzegtermijn, prijsstijgingen, exit-data
Geef per punt een korte toelichting bij demo (wat werkt, wat niet) en haal scorecard-resultaat op het einde van de pilot.
Laatste praktische tip (direct toepasbaar): voer binnen 7 dagen deze micro-pilot: kies één afdeling (max 15 personen), stel 3 KPI’s (payroll-fouten, administratietijd, gebruikersscore), draai 30 dagen met 2 leveranciers in parallel en gebruik de scorecard hierboven om binnen 45 dagen een besluit te nemen. Voor hulp bij het opzetten van de scorecard of pilot kun je terecht op focusopbusiness.nl.