Hoe bepaal je een uurtarief als consultant | Focus op Business

Hoe bepaal je een uurtarief als consultant

Als consultant is je grootste zakelijke keuze vaak niet wat je levert, maar hoeveel je ervoor vraagt. Een goed onderbouwd uurtarief voorkomt onderbetaling, onduidelijke marges en onhoudbare werkdruk.

In dit artikel geven we concrete, testbare stappen om je uurtarief te bepalen: van kostenberekening en factureerbare uren tot marktpositionering en tarieftesten. Focus op Business positioneert zich als praktische expert en levert direct toepasbare formules en voorbeelden.

1. Stap 1: Bereken je werkelijke kosten (basis)

Doel: bepaal je break-even per jaar. Werk volgens deze checklist en formule.

  1. Persoonlijk netto-inkomen dat je wilt overhouden per jaar (voorbeeld: €50.000).
  2. Sociale lasten en verzekeringen (zzp: AOW/ Zvw/ arbeidsongeschiktheid). Budgetteer 20–35% van netto-inkomen (voorbeeld 25% → €12.500).
  3. Bedrijfskosten per jaar: kantoor, software, marketing, apparatuur, opleidingen, administratie (voorbeeld: €12.000).
  4. Belastingen: schijf- of vennootschapsbelasting inschatting. Voor zzp bereken je netto naar bruto via belastingdruk ~25-35% afhankelijk situatie (voorbeeld: 30% op bruto).

Formule break-even bruto-jaaromzet = gewenst netto-inkomen + sociale lasten + bedrijfskosten + verwachte belasting. Voorbeeld: €50.000 + €12.500 + €12.000 = €74.500 bruto vóór belasting; als belasting 30% moet bruto worden aangepast: bruto = 74.500 / (1 – 0.30) = €106.429.

2. Stap 2: Bepaal je beschikbare factureerbare uren

Niet alle uren zijn factureerbaar. Werk volgens dit stappenplan.

  1. Begin met kalenderuren per jaar: 52 weken × 40 uur = 2.080 uur.
  2. Trek vakantiedagen af (bijv. 25 dagen × 8 = 200 uur) → 1.880 uur.
  3. Trek ziekte en persoonlijke dagen af (bijv. 10 dagen × 8 = 80 uur) → 1.800 uur.
  4. Trek onbetaalde zakelijke uren af: acquisitie, administratie, marketing, opleiding (typisch 30–50%). Kies realistisch, bijvoorbeeld 35% onbetaalde → factureerbaar = 1.800 × (1 – 0.35) = 1.170 uur.

Tip: houd 3 maanden een urenregistratie bij om je eigen percentage te bepalen en corrigeer deze berekening.

3. Stap 3: Bereken je break-even uurtarief

Formule: break-even uurtarief = bruto-jaaromzet / factureerbare uren. Gebruik het voorbeeld hierboven: €106.429 / 1.170 = €90,93 per uur. Dit is minimum om kosten en gewenste inkomen te dekken.

4. Stap 4: Voeg marge, risico en investeringsruimte toe

Je wilt buffer voor onverwachte kosten en groeikapitaal. Aanpak:

  1. Kies margepercentage: 10–40% afhankelijk risicotolerantie en marktpositie. Voor voorbeeld neem 25%.
  2. Doel-uurtarief = break-even uurtarief × (1 + marge). Voorbeeld: €90,93 × 1,25 = €113,66.

Rond af op nette bedragen (bijv. €115 per uur) voor klantcommunicatie.

5. Stap 5: Bepaal of je uurtarief of projectprijs gebruikt

Regel: gebruik uurtarief voor kleine/variabele opdrachten en projectprijs voor grotere, scope-gedefinieerde klussen. Voordelen projectprijs: hogere marge, voorspelbaarheid voor klant en verkleint risico op scope creep.

Converteer projectprijs naar intern uurtarief: schat uren × intern uur = kostprijs; voeg marge. Voorbeeld: schatting 40 uur × €90,93 = €3.637; +25% marge = €4.546 → voorstel ronde prijs €4.500–€4.750.

6. Stap 6: Gebruik waardegebaseerde prijsing waar mogelijk

Als jouw werk tastbare waarde oplevert (omzetgroei, kostenbesparing), prijs op basis van die waarde:

  1. Bepaal klantvoordeel (bijv. 10% omzetstijging = €50.000).
  2. Onderhandel een deel van de waarde (bijv. 10-30% van de winst) of een success fee + lagere baseline.
  3. Combineer met garantietermijnen en KPI’s om vertrouwen te creëren.

Voorbeeld: klantwinst €50.000 → 15% success fee = €7.500; plus baseline €2.500 = totaal €10.000 voor project van 40 uur → effectief €250/uur.

7. Stap 7: Markt- en concurrentiecheck

Controleer tarieven van directe concurrenten en vergelijkbare proposities. Stappen:

  1. Maak lijst van 10 concurrenten en hun tariefvormen (uurtarief, dagtarief, pakketprijzen).
  2. Vergelijk expertiseniveau, sector, resultaten en referenties. Lage prijs ≠ laag risico; high-end vraagt premium.
  3. Positioneer jezelf: budget, marktgemiddelde of premium. Je tarief moet consistent zijn met je positionering en bewijsvoering (cases, testimonials).

8. Stap 8: Psychologie van prijzen en verpakking

Praktische regels:

  1. Gebruik afgeronde, begrijpelijke bedragen (€95, €115, €250) in plaats van onduidelijke decimalen.
  2. Bied pakketten: basis, professioneel, premium — behoud prijsankers en upsell mogelijkheden.
  3. Communiceer ROI en levertijd bij elk pakket.

9. Stap 9: Test je tarief in de markt — A/B-aanpak

Testen is verplicht. Zo test je systematisch:

  1. Maak twee voorstellen met verschillend tarief of pakketinhoud (A = €115/uur, B = €150/uur of B = extra waarde).
  2. Meet conversiepercentage, feedback en verkooptijd per voorstel over 4–8 weken.
  3. Passen klanten en beslissingsprocessen aan? Analyseer bezwaren en stel bij (korting, betalingsvoorwaarden, extra services).

Documenteer leercyclus: wat werkte, welke objections en welke prijs-perceptie ontstond.

10. Stap 10: Contracten, betalingstermijnen en garanties

Zorg dat je tarief wordt beschermd door contractuele voorwaarden:

  1. Vastlegging scope en change request-process.
  2. Betalingsvoorwaarden: 30–50% vooruit bij project >€3.000; maandelijkse facturatie bij langere opdrachten.
  3. Annulerings- en reiskostenbeleid en late-payment rente.

Gebruik voorbeeldclausules: “Aanbetaling 30%, resterend binnen 14 dagen na factuurdatum; extra uren na schriftelijke goedkeuring.”

11. Belasting, pensioen en juridische entiteit kiezen

Praktisch advies:

  1. Vergelijk belastingdruk tussen zzp (eenmanszaak) en BV als je verwacht hogere winst. Een BV kan fiscaal aantrekkelijk zijn boven bepaalde winstniveaus.
  2. Reserveer per factuur een percentage voor belastingen en pensioen. Richtlijn: 25–35% voor belasting/afdrachten + 10% voor pensioen/ buffer.
  3. Raadpleeg boekhouder voor jouw persoonlijke situatie en implementeer automatische reserveringsregels in je boekhoudpakket.

12. Voorbeeld eindberekening (snelmodel)

Gegeven: gewenst netto €50.000, sociale lasten 25%, bedrijfskosten €12.000, factureerbare uren 1.170, marge 25%.

Stap: bruto voor belasting = 50.000 + 12.500 + 12.000 = €74.500. Aangepast voor 30% belasting: €106.429. Break-even uurtarief = €106.429 / 1.170 = €90,93. Met marge 25% = €113,66 → afgerond voorstel = €115/uur.

Directe toepasbare checklist (doe nu)

1) Vul je eigen cijfers in: gewenst netto, jaar-kosten, factureerbare uren. 2) Pas formule toe: bruto = (netto + sociale lasten + bedrijfskosten) / (1 – belasting%). 3) Deel door factureerbare uren → break-even uurtarief. 4) Voeg marge (10–40%) → doel-uurtarief. 5) Stel 2 pakketten en test A/B 4–8 weken. 6) Leg voorwaarden vast: aanbetaling, scope, change requests. 7) Houd 3 maanden urenregistratie en corrigeer je urenpercentage en tarief. Start met stap 1 en je hebt binnen 1 werkdag een werkbaar voorstel klaar.