Businessplan horeca: waar moet je rekening mee houden?

Een horeca-businessplan is niet alleen een document voor de bank; het is je operationele handleiding, risicokaart en marketingstrategie in één. Maak het concreet: meetbare doelen, rekenmodellen en checklists die je elke week gebruikt.

Dit artikel geeft stap-voor-stap instructies en direct toetsbare acties: van locatieanalyse en menu-engineering tot financiële prognoses, vergunningen en marketing. Geen theorie, alleen toepasbare stappen die je vandaag kunt testen.

1. Executive summary en unieke propositie (USP) – 5 stappen

  1. Stap 1: Schrijf in één zin wat je aanbiedt, voor wie en waarom anders dan concurrenten. (Voorbeeld: “Een gastropub in centrum Utrecht voor wijnliefhebbers met lokale small plates en live-acoustische avonden”.)
  2. Stap 2: Benoem concrete doelstellingen voor jaar 1: omzet, covers per dag, gemiddelde besteding (AVG-check), bezettingsgraad.
  3. Stap 3: Koppel KPI’s aan die doelstellingen (bijv. AVG-check €28, covers 80/dag, omzet per dag = €2.240).
  4. Stap 4: Geef 3 redenen waarom klanten voor jou kiezen (locatie, menu, service) en bewijs ze met data of voorbeelden.
  5. Stap 5: Eén-paragraaf pitch voor financiers inclusief benodigde investering en verwacht break-even moment.

2. Markt- en locatieanalyse: concrete checklist

  • Loop de locatie 3 verschillende dagen/tijden; tel potentiële klanten (footfall) per uur en noteer dominante demografie.
  • Maak een catchment map: 5-, 10-, 15-minuten loop- en fietszone; gebruik openbare data of Google Maps Insights.
  • Concurrentie-inventarisatie: noteer 6 directe concurrenten, prijsniveau, openingstijden en uniek menu-item.
  • Huur en opslag: bereken huur per m2 en vergelijk met benchmark in de stad (bijv. €250/m2 vs markt €200-€300).
  • Lease-check: vraag naar servicekosten, opzegtermijn, herbestemming en bestemmingsplan. Neem een jurist mee bij ondertekening.

3. Concept en menu: stappen naar winstgevende kaart

  1. Stap 1: Definieer core dishes (5-7 signature items) die je margin dragen.
  2. Stap 2: Maak kostentoerekening per gerecht: ingrediënten, portiegrootte, afvalfactor. Use Excel: Kostprijs = som(ingrediënten*hoeveelheid).
  3. Stap 3: Bepaal ideale food cost % per gerecht (doel: 28-32% voor food, 20-30% voor dranken afhankelijk concept).
  4. Stap 4: Menu-engineering: markeer top 20% items met hoogste winst en focus promotie daarop.
  5. Stap 5: Test menu 4 weken; meet verkoop per gerecht en pas porties of prijs aan als food cost > target.

4. Organisatie en personeel: praktische planning

  • Schets functieprofielen: chef, sous, bediening, bar, manager. Noteer uurcontracten en CAO-regels.
  • Personeelskosten target: 25–35% van omzet. Bereken roosters op basis van covers per shift en service-intensiteit.
  • Maak onboarding-SOPs: receptuur, mise-en-place, service-flow. Train 2 weken per functie; test met mystery guest.
  • Systeem: gebruik een POS dat sales per item, covers en AVG-check rapporteert. Koppel voorraadsysteem (FIFO) aan leveranciers.

5. Financieel plan: stap-voor-stap met rekenformules

  1. Stap 1 — Omzetprognose: Omzet = covers/dag × openingsdagen/jaar × AVG-check. Voorbeeld: 80 covers × 300 dagen × €28 = €672.000.
  2. Stap 2 — Variabele kosten: bereken food & beverage cost als % van omzet (bv. 32% food, 22% drank).
  3. Stap 3 — Vaste kosten: huur, energie, verzekeringen, marketing, afschrijvingen. Maak een maandstaat.
  4. Stap 4 — Break-even: Break-even covers = Vaste kosten / (AVG-check – Variabele kosten per cover). Voorbeeld: vaste kosten €25.000/mnd, AVG €28, variabele per cover €9 → BE = 25.000 / (28-9) ≈ 1.316 covers/mnd ≈ 44 covers/dag (bij 30 dagen).
  5. Stap 5 — Cashflowplanning: maak 12 maandelijkse cashflowprognoses; includeer seizoensvariatie en openingstijd voor conservatieve buffer (aanbeveling: 3–6 maanden vaste kosten).
  6. Stap 6 — Sensitiviteitsanalyse: run scenario’s -20% en +20% omzet; laat financier zien wanneer extra kapitaal nodig is.

6. Investeringen en openingskosten: checklist

  • Reno- & bouwkosten: gedetailleerde offertes per trade (elektra, HVAC, keuken) met buffer 10-20%.
  • Keukenapparatuur: onderscheid CAPEX vs lease; bereken afschrijving 5-10 jaar.
  • Voorraad en startinventaris: bereken eerste maand voorraad plus buffer (30 dagen).
  • Vergunningen, adviezen en ontwerp: architect, brandveiligheid, geluidsadvies.
  • Marketingopening: budget 5-10% van eerstejaars omzet voor launchcampagne.

7. Vergunningen, regels en compliance (concreet)

  • Check bestemmingsplan en omgevingsvergunning bij gemeente (bouw, terras, gevelreclame).
  • Horecavergunning/APV: aanvraagprocedure en wachttijd; start vroeg (minimaal 3 maanden voor opening).
  • Drank- en horecavergunning voor alcohol: voorwaarden en leeftijdscontroles.
  • HACCP: stel een HACCP-plan op en train personeel; hou logboeken bij (temperatuur- en reinigingsschema).
  • Veiligheid en brand: BHV, ontruimingsplan, brandscheidingen, en keuringen.
  • Belasting en BTW: bereken BTW-richting per product (voedsel vaak 9%, alcohol 21%); overleg met boekhouder.

8. Marketing- en openingsstrategie: concreet stappenplan

  1. Stap 1: Doelgroep en positionering op één A4; bepaal tone of voice en social kanalen.
  2. Stap 2: Creëer Google Business Profile, reserveersysteem en basis website met menu en openingstijden.
  3. Stap 3: Launchplan week 0–8: soft opening met genodigden, lokale PR, influencer tasting, kortingsacties voor reserveringen.
  4. Stap 4: Meet: CTR van advertenties, conversie reservering→bezoek, gemiddelde besteding per kanaal. Optimaliseer wekelijks.
  5. Stap 5: Retentie: bouw klantenbestand (e-mail/SMS), voer maandelijkse promoties en seizoensmenu’s in.

9. Risicomanagement en scenario’s

  • Maak 3 scenario’s: conservatief (-20% omzet), realistisch (plan) en optimistisch (+20%).
  • Risico-inspectie: brand, voedselveiligheid, personeelstekort, veranderende wetgeving. Koppel actie per risico (verzekering, training, back-up leveranciers).
  • Back-up plan leveranciers: minstens 2 leveranciers per kritieke productgroep met prijs- en levertijdenoverzicht.
  • Continuïteitsbuffer: opname van kredietlijn of flexibele lening in je financiële propositie.

10. Financiering en pitch naar bank of investeerder

  1. Stap 1: Maak een compacte pitchdeck (max 10 slides): propositie, markt, team, financieel overzicht, benodigde investering en rendement.
  2. Stap 2: Voeg 3-jaar P&L, balans en maandelijkse cashflow JAR 1 toe; verduidelijk aannames en break-even.
  3. Stap 3: Toon collateral/zekerheden en persoonlijk commitment (eigen inbreng).
  4. Stap 4: Bereid vragen voor: wat als omzet 20% lager is? Hoe snel vraag je extra financiering? Laat cijfers zien.

11. Operationele KPI’s die je dagelijks moet meten

  • Dagelijkse: covers, AVG-check, omzet per uur, tafelrotatie.
  • Wekelijks: food cost %, beverage cost %, personeelskosten % van omzet.
  • Maandelijks: brutowinstmarge, netto resultaat, cashpositie en voorraadturn.
  • Actie: stel je POS in om deze cijfers automatisch te rapporteren; maak wekelijkse dashboardregels met drempels voor alerts.

12. Praktische checklist om direct te testen (laatste tip)

  • Maak vandaag een korte Excel: voer 4 variabelen in—covers/dag, openingsdagen/jaar, AVG-check, food cost%—en bereken omzet, foodkosten en break-even covers. Vergelijk met je doel en pas menu of prijzen aan.
  • Bel de gemeente en noteer precieze wachttijd voor vergunningen; plan aanvragen uiterlijk 3 maanden voor opening.
  • Leg contact met 2 leveranciers en vraag proefprijzen; test één signature gerecht en meet food cost-variatie over 2 weken.
  • Stel een startcash-buffer vast: minimaal 3 maanden vaste kosten + 30 dagen voorraad; reserveer dat bedrag vóór opening.