Onderhandelen met leveranciers bepaalt marge, levertijden en risico’s. Bij Focus op Business helpen we bedrijven concreet betere deals te sluiten: minder kosten, hogere service en meetbare afspraken. Deze gids geeft direct toepasbare stappen, scripts en testbare checks.

Lees per onderwerp de korte actiepunten, voer de tests uit en schaal de aanpak. Geen theorie: duidelijke stappen, voorbeelden en checklists die je vandaag nog kunt inzetten.

Voorbereiding: spullen op orde voordat je aan tafel gaat

  • Stap 1: Verzamel data. Noteer huidige prijzen, leveranciersprestaties (leverbetrouwbaarheid %, defecten per 1.000, doorlooptijd) en inkoopvolume per SKU.
  • Stap 2: Stel concrete doelstellingen: doelprijs (in % of EUR), gewenste levertijd, minimale service level (bijv. 98% on-time delivery), en maximale defectratio.
  • Stap 3: Maak een concurrencelijst met minstens 3 alternatieve leveranciers en hun scherpe punten (prijs, lead time, MOQ).
  • Test: Maak een benchmark-tabel en vergelijk; als jouw leverancier >5% duurder is zonder betere SLA, is er onderhandelingsruimte.

Ken je BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement)

  • Stap 1: Bereken je BATNA: kostprijs en tijd van overstap naar alternatieve leverancier, inclusief onboardingkosten en kwaliteitsrisico.
  • Stap 2: Stel een “walk-away”-punt vast: maximale prijs of minimale SLA waaronder je overstapt.
  • Praktisch voorbeeld: Als overstap 20.000 EUR kost en 2 maanden levertijd verliest, is een prijsstijging van <20.000/jaar acceptabel; alles daarboven is reden om te escaleren.

Prijsstrategie: structureer aanbiedingen en kies tactieken

  • Stap 1: Vraag naar gespecificeerde prijsonderbouwing (materiaal, arbeid, marge). Gebruik dit om snel gebieden te vinden om te onderhandelen.
  • Stap 2: Bied alternatieven: langere looptijd voor korting, hogere volumes voor staffelkortingen, of betaling vooruit voor prijsreductie.
  • Voorbeeldtekst: “Bij een jaarafname van €50.000 vragen we een structurele korting van 5% en betaling op 60 dagen.”
  • Test: Vraag offertes in drie varianten (spotorder, jaarcontract, proeforder) en vergelijk effective price per eenheid inclusief voorwaarden.

Volume, bundeling en bundelkortingen

  • Stap 1: Bepaal realistische bundels: combineer gerelateerde producten of diensten waar jouw leverancier schaalvoordeel maakt.
  • Stap 2: Onderhandel staffels: 0–10k = standaard, 10–50k = 3% korting, >50k = 7% korting. Vraag leverancier om concrete staffelberekening.
  • Test: Start met een 3-maanden pilot met staffelkorting en meet of leverancier de beloofde marge en levertijden haalt.

Betaal- en leveringsvoorwaarden: cashflow als hefboom

  • Stap 1: Gebruik betalingstermijn en incassokosten als onderhandelingspunt. Bied langere betaling in ruil voor korting of behoud kortere betaling en vraag korting voor vooruitbetaling.
  • Stap 2: Onderhandel leverings- en incoterms duidelijk (EXW, FCA, DDP). Sluit risico’s af: wie draagt transport-, douane- en voorraadrisico?
  • Praktisch test: Vraag 2 offertes met verschillende incoterms en bereken totale landed cost per SKU.

Kwaliteit, SLA’s en acceptatiecriteria

  • Stap 1: Definieer meetbare KPI’s: defecten per 1000, on-time delivery %, response time voor klachten.
  • Stap 2: Koppel boetes en incentives aan KPI’s: bij >99% on-time = bonus 1%, bij <95% = boete 2% op levering.
  • Test: Leg een proeforder vast met acceptatietesten; meet defectratio en levertijd en beoordeel tegen contract-KPI’s binnen 30 dagen.

Concessies en ruilhandel: bied iets terug

  • Stap 1: Maak vooraf een concessielijst: wat kun je geven zonder winstverlies (bv. langere looptijd, referenties, bulk commitment)?
  • Stap 2: Ruil concessies expliciet: “Wij geven 3 maanden extra betaling in ruil voor 4% prijsverlaging.”
  • Test: Documenteer elke concessie in het onderhandelingsnotulen en controleer uitvoering binnen 14 dagen na contractondertekening.

Onderhandelingsproces en rollen: plan en speel het goed

  • Stap 1: Stel een intern team aan: lead negotiator, financieel analyst, logistiek expert en juridisch contact. Wijs een tijdslijn toe.
  • Stap 2: Maak een agenda en doelstellingen per meeting. Begin met “quick wins” om vertrouwen te winnen, ga daarna naar kritieke punten zoals prijs en SLA.
  • Voorbeeld script opener: “We waarderen de samenwerking. Ons doel vandaag: prijs verbeteren met 4% of equivalent in serviceverbetering.”
  • Test: Houd na elke meeting een korte scorecard: behaald/uitgesteld/afgewezen en volgende actie binnen 48 uur.

Communicatie en onderhandelingspsychologie: houd het zakelijk

  • Stap 1: Gebruik feiten, niet emoties. Breng aantallen en voorbeelden: “In Q2 hadden we 6% out-of-stock door late leveringen.”
  • Stap 2: Stel open vragen om informatie te krijgen: “Wat is uw belangrijkste kostendrivier en waar is ruimte?”
  • Praktische tactiek: Herhaal en vat samen om misverstanden te vermijden: “Als ik het goed begrijp, kunt u 5% korting bieden bij jaarvolume X?”

Contractuele details: zorg dat alles meetbaar en afdwingbaar is

  • Stap 1: Leg KPI’s, boetes, betalingstermijnen en escalatieprocedures vast in contracten en SLA’s.
  • Stap 2: Voeg exit-clausules en heronderhandelingsmomenten toe (bv. elk 12 maanden prijsreview op basis van grondstofindex ±2%).
  • Test: Laat juridisch en procurement de contract-Checklist doorlopen: KPI, boetes, incoterms, aansprakelijkheid, en NDA; herstel alle open punten vóór ondertekening.

Opvolging na ondertekening: controleer en verbeter

  • Stap 1: Bouw een scorecard met maandelijks rapportageformat: prijsafwijking, levertijd, claims en openstaande acties.
  • Stap 2: Plan kwartaalreviews met leverancier met duidelijke agenda: prestaties, verbeteracties en potentiële besparingen.
  • Test: Eerste 90 dagen na start: voer een audit uit op 10% van leveringen en rapporteer afwijkingen; eis corrigerende acties binnen 14 dagen.

Negotatie-scripts en voorbeeldzinnen die werken

  • Openingszin: “We willen een duurzaam partnership met duidelijke voordelen voor beide partijen. Om dat te bereiken stellen we X voor.”
  • Concessieverzoek: “Als u 4% korting geeft op jaarbasis, kunnen wij betaling binnen 30 dagen garanderen en volume naar u verschuiven.”
  • Walk-away zin: “We waarderen uw voorstel, maar gezien onze BATNA kunnen we niet akkoord gaan bij deze voorwaarden.”

Praktische check die je nu kunt toepassen: maak direct een 1-pagina onderhandelingsbriefing met 1) doelprijzen en KPI’s, 2) BATNA en walk-away, 3) drie concrete concessies die je bereid bent te geven, 4) eerste 90-dagen testplan; stuur die briefing 48 uur voor de meeting naar je team en leverancier en gebruik het als scorecard tijdens de onderhandeling.