Welke kosten kun je direct zakelijk aftrekken? Kort antwoord: alles wat je aantoonbaar en uitsluitend of grotendeels voor je bedrijf betaalt, tenzij de wet expliciet anders bepaalt. Dit artikel van Focus op Business legt concreet uit welke uitgaven je meteen mag aftrekken, welke je moet afschrijven en welke extra regels (zoals btw en privégebruik) je moet volgen.

Geen theorie maar stappen die je vandaag kunt toepassen: bewijseisen, boekingsvoorbeelden, km-administratie, en een testbare checklist om vijf recente uitgaven direct te beoordelen. Volg de stappen, pas de voorbeelden toe en voorkom verrassingen bij de Belastingdienst.

Stap 1: bepaal of een kostenpost zakelijk of privé is

Werkwijze in 3 stappen:

  • Vraag: is de uitgave gedaan met het oog op opbrengst of het voortzetten van de onderneming? Zo ja → zakelijk. Zo nee → privé.
  • Is er privégebruik? Bepaal en documenteer het zakelijke aandeel (pro rata toerekening).
  • Bewijs: bewaar facturen, betalingsbewijzen en een korte omschrijving van het zakelijke doel.

Praktisch voorbeeld: een smartphone die je 80% zakelijk gebruikt. Houd een gebruiksverklaring of korte urenverhouding bij en boek 80% als zakelijke kosten.

Direct aftrekbare bedrijfskosten (operationele kosten)

Direct aftrekbaar zijn kosten die geen duurzaam bedrijfsmiddel vormen en die binnen de fiscale regels volledig of pro rata zakelijk zijn. Concrete voorbeelden en boekingsstappen:

  • Huur en nutsvoorzieningen: boek maandelijkse facturen op “Huur” en “Energie/Elektra”. Maak bij gedeeld gebruik een verdeelsleutel (bijv. m2 of gebruiksuren).
  • Salarissen en flexkrachten: bruto lonen, werkgeverslasten en payrollkosten zijn direct aftrekbaar; boek op loonrekening en bewaar loonstroken.
  • Telefoon, internet, abonnementen en softwarelicenties: factuur op naam van de onderneming, direct als bedrijfskosten boeken. Bij deels privégebruik: verdeel percentage.
  • Marketing, advertenties en websites: kosten boeken bij marketing; bewaar campagneoverzichten en facturen per kanaal.
  • Verzekeringen (bedrijfsaansprakelijkheid, rechtsbijstand): rechtstreeks aftrekbaar; boek op verzekeringskosten.
  • Freelancers en zzp’ers: ontvang de factuur, controleer btw-identiteit en betaal via bank; boek als externe inhuur.

Investeringen en afschrijven: wanneer je niet direct aftrekt

Regel: goederen met een duurzame werking (>1 jaar) moet je activeren en afschrijven, tenzij het om een “klein bedrijfsmiddel” gaat (waardegrens €450 excl. btw). Concrete stappen:

  • Stap A: bepaal aanschafwaarde exclusief btw. ≤ €450 → direct als kosten boeken.
  • Stap B: > €450 → boek als activum op de balans en bepaal afschrijvingsduur (bv. computer 3 jaar, bedrijfswagen conform economische levensduur).
  • Boekvoorbeeld computer €1.500 excl. btw: 1) aankoop: Debet Computers (activum) €1.500 / Credit Bank €1.500; 2) jaarlijkse afschrijving bij lineair 3 jaar: Debet Afschrijvingskosten €500 / Credit Accumulatie afschrijving €500.

Auto van de zaak en zakelijke ritten: bijtelling versus kilometeradministratie

Keuze en praktische test:

  • Optie 1 – auto op onderneming: als je privé rijdt, geldt bijtelling (belasting over privégebruik). Houd rekening met de bijtellingsregels of vraag je accountant naar actuele percentages.
  • Optie 2 – privé auto, zakelijke ritten vergoeden: houd een sluitende rittenadministratie bij (datum, start/eind km-stand, bestemming, zakelijk doel). Je kunt de zakelijke kilometers vergoeden tegen de onbelaste forfaitaire vergoeding (veel gebruikt: €0,21 per km). Deze vergoeding is bij zakelijke vergoeding direct aftrekbaar voor de onderneming.
  • Testbare stap: voer 1 maand een gedetailleerde kilometerregistratie en bereken of bijtelling of vergoeding voordeliger is; bewaar de rittenadministratie digitaal als PDF.

Thuiswerk en kantoor aan huis: toerekenen en aftrekken

Stap-voor-stap aanpak:

  • Heb je een aparte werkruimte die voor >90% en structureel voor de zaak wordt gebruikt? Dan kun je (onder voorwaarden) bepaalde kosten direct als zakelijk boeken (onderhoud, afschrijving, hypotheek/rente correctie bij vennootschap etc.).
  • Is de werkruimte niet strikt gescheiden? Werk met een redelijke verdeelsleutel (m2 of gebruiksuren) en documenteer hoe je tot die percentages bent gekomen.
  • Voor energie/internet: hou meterstanden en gebruiksprognoses bij; boek het zakelijke aandeel maandelijks.

Zakelijke maaltijden, relatiegeschenken en representatie

Concrete handvatten:

  • Zakelijke lunches en diners: bewaar gespecificeerde facturen en noteer datum, deelnemers en zakelijk doel. Boek als representatiekosten of zakelijke kosten volgens je boekhoudcode; pas een zakelijke toerekening toe als privégedeelte denkbaar is.
  • Relatiegeschenken: houd bon en ontvangeradministratie bij. Sommige geschenken worden als loon bij de ontvanger gezien; documenteer doel en waarde.
  • Test: bij een klantlunch, maak direct na afloop een korte notitie (wie, waarom, resultaat) en voeg die toe aan de factuur in je boekhouding.

Opleidingen, trainingen en vakliteratuur

Direct aftrekbaar wanneer de kosten zakelijke verbetering beogen. Handige stappen:

  • Leg vast waarom de opleiding relevant is voor je bedrijfsvoering (koppeling aan functie of dienst).
  • Bewaar inschrijvingsbewijzen, programma en certificaten; boek cursusgeld en reiskosten als zakelijke kosten.
  • Testbare actie: evalueer per training of er direct omzet- of efficiencyvoordeel is; noteer dat kort in je dossier.

BTW terugvragen: wanneer en hoe

Belangrijke regels en actiepunten:

  • Je mag de btw op zakelijke aankopen terugvragen als je omzetbelastingplichtige activiteiten verricht (belastbare leveringen). Niet mogelijk bij btw-vrijgestelde activiteiten.
  • Vraag terug via je btw-aangifte (maandelijks/kwartaal). Zorg dat facturen volledig zijn (leveranciersgegevens, jouw btw-nummer, omschrijving).
  • Controleer of je leverancier facturen juist heeft gesteld (factuurnummer, datum, btw-bedrag). Bewaar alle oorspronkelijke facturen.

Bewijslast en bewaarplicht: wat bewaart en hoe lang?

Praktische eisen:

  • Bewaar facturen, contracten, bankafschriften en rittenadministratie minimaal 7 jaar. Voor onroerende zaken gelden soms 10 jaar.
  • Gebruik duidelijke bestandsnamen en digitale mappen per jaar/maand; e-mailfacturen als PDF opslaan.
  • Maak een standaard checklist per factuur: leverancier, datum, omschrijving, zakelijk doel, betaalbewijs.

Praktische checklist om 5 recente uitgaven direct te beoordelen

Voer deze test stap voor stap uit en loop vijf recente bonnen of facturen na:

  1. Is de betaling via de zakelijke rekening gedaan? Zo niet, is er een verklaring of terugbetaling? Zo ja → zakelijk bewijs OK.
  2. Is de factuur op naam van de onderneming gesteld en compleet? Zo nee → vraag een aangepaste factuur aan.
  3. Is het zakelijke aandeel vastgesteld (100% of pro rata)? Noteer het percentage en de onderbouwing.
  4. Valt het item onder investeringsgoederen (>€450)? Zo ja → plan afschrijvingsduur; zo nee → direct boeken als kosten.
  5. Is er btw terug te vorderen? Controleer je btw-status en verwerk in de volgende btw-aangifte.

Bij Focus op Business adviseren we onze klanten altijd om deze checklist maandelijks uit te voeren en minimaal één keer per kwartaal de kilometerregistratie en investeringslijst te controleren.

Laatste praktische tip: open vandaag nog een map “Aftrekbare kosten” in je boekhoudpakket of cloudopslag, sleep er vijf recente facturen in en werk de checklist hierboven af — binnen 20 minuten heb je direct inzicht en kunt je kosten vandaag nog correct boeken.