Hoe onderhoud je zakelijke contacten na een event — praktisch stappenplan

Je hebt potentiële klanten, partners of leveranciers ontmoet; nu telt opvolging. Dit artikel geeft directe, testbare stappen om contacten te segmenteren, opvolgacties te automatiseren en relatiewaarde structureel te vergroten.

Focusopbusiness.nl positioneert zich als jouw praktische gids: concrete templates, tijdlijnen en meetpunten die je morgen kunt toepassen. Geen theorie — alleen acties die je resultaat geven.

1. Reageer binnen 24 uur: waarom en precies wat

Waarom: snelle opvolging vergroot herkenning en conversiekans. Doel: binnen 24 uur een korte, persoonlijke bevestiging sturen.

Stappen: 1) Maak een korte notitie bij elk contact: waar spraken jullie over, concrete follow-up promise (vb. voorstel, whitepaper). 2) Stuur dit e-mailtemplate binnen 24 uur (subject + 1 zin relevantie + 1 call-to-action).

Voorbeeld subjectlines (test 2 varianten A/B): A) “Leuk je te ontmoeten op [Event] — kort vervolg?” B) “Samenwerking rondom [onderwerp] — vervolgstap”

Email-template (kopieer en pas aan):
Onderwerp: Leuk je te ontmoeten op [Event]
Bericht: Hi [Naam], bedankt voor het gesprek op [Event]. Je noemde [concrete link]. Ik stuur je [belofte: document/voorstel/link] tegen [datum]. Zullen we een 15-min call plannen? Ik ben beschikbaar op [2 opties]. Groet, [Jouw naam]

2. Gebruik korte, persoonlijke follow-ups — regels en voorbeelden

Regels: maximaal 3-4 zinnen, concrete referentie aan het event, één heldere CTA. Vermijd algemene tekst.

Korte LinkedIn connect request (max 300 tekens): “Hi [Naam], goed gesprek op [Event] over [onderwerp]. Ik deel graag de case die we noemden. Connect?”

SMS/WhatsApp (wanneer toegestaan): “Hi [Naam], [Jouw naam] van [Bedrijf]. Fijn gepraat vandaag. Stuur ik je kort document via mail? Zeg welke dag past.”

3. Prioriteer en tag in je CRM — concrete workflow

Waarom: niet ieder contact heeft gelijkwaardige waarde. Werk met 3 tags: Hot (zakelijke intentie), Warm (potentieel) en Info (netwerk).

Stap-voor-stap:

1) Importeer direct na het event alle contacten in CRM met event-tag [EventNaam].
2) Voeg score toe: Hot = 8–10, Warm = 4–7, Info = 1–3 (schaal 1–10).
3) Plan automatische taken: Hot = taak binnen 24 uur + sequentie A; Warm = taak binnen 72 uur + sequentie B; Info = sequentie C (maandelijkse waardecontent).

4. Plan waardevolle vervolgstappen — voor elk type contact

Hot (actiegericht): 1) Direct voorstel of POC binnen 7 dagen. 2) Plan 30-min call, stuur agenda en besluitpunten vooraf. 3) Meet KPI: conversie naar offerte.

Warm (relatie opbouwen): 1) Stuur relevante case study binnen 3–7 dagen. 2) Nodig uit voor een webinar of deel een whitepaper. 3) Meet KPI: engagement (open- en klikratio).

Info (netwerk): 1) Voeg aan maandelijkse nieuwsbrief toe. 2) Periodieke check-in na 3 maanden met vernieuwde waardeaanbod. 3) Meet KPI: reply-rate op check-ins.

5. Templates voor vervolgacties — direct kopiëren

E-mail 3 dagen na event (value add):
Onderwerp: Zoals beloofd: [titel whitepaper/case]
Bericht: Hi [Naam], ik beloofde je tijdens [Event] deze case over [onderwerp]. Belangrijkste takeaway in één zin: [kort]. Hier is de link: [URL]. Als je wil, kan ik korte toelichting geven in 15 min. Groet, [Jouw naam]

Check-in na 2 weken (kort): “Hi [Naam], even checken of de case nuttig was. Is er iets waar we kunnen helpen?”

6. LinkedIn- en contentstrategie — concreet toepassen

Acties: 1) Verstuur persoonlijke connectieverzoeken binnen 48 uur met referentie. 2) Tag nieuw contact in interne lijst. 3) Verstuur één relevante contentlink per contact in eerste maand (geen sales pitch).

Voorbeeld LinkedIn DM na acceptatie: “Fijn om verbonden te zijn, [Naam]. Zoals beloofd hier de case over [onderwerp]: [link]. Als je wil, plan ik kort overleg.” Test: meet response rate tussen DM+link vs DM zonder link.

7. Automatisering en meetbare sequenties — hoe instellen

Gebruik je CRM of e-mailplatform (HubSpot, Pipedrive, Mailchimp):

Stap-voor-stap automatisering:

1) Maak 3 sequenties (Hot/Warm/Info) met 3-5 stappen: directe mail, reminder, waarde-add, bel-poging. 2) Stel delays in: 0d, 3d, 10d, 21d. 3) Voeg taaktrigger toe voor persoonlijke opvolging na stap 2. 4) Voeg UTM-parameters toe aan links voor tracking (utm_source=event&utm_campaign=[EventNaam]).

Meetpunten: open-rate, klikrate, replyrate, conversie naar afspraak, afgesloten deals. Stel een dashboard in met weekelijkse updates.

8. Testen en optimaliseren — praktische experimenten

Direct uitvoerbare tests:

1) A/B onderwerpregel: meet open rate na 48 uur.
2) A/B CTA: link naar kalender vs vraag om beschikbaarheid; meet boekingsratio.
3) Contentvorm: case study PDF vs korte video; meet klik- en replyratio.

Voer één test per week uit en pas templates aan op basis van statistieken. Houd veranderingen klein en documenteer resultaten.

9. Praktische checklist na elk event (kopieer en gebruik)

1) Binnen 24 uur: stuur persoonlijke follow-up naar alle hot- en warm- contacten.
2) Binnen 48 uur: LinkedIn connecties en korte DM.
3) Dag 3–7: waarde-add e-mail naar iedereen (case/whitepaper).
4) Week 2: belhotten of plan korte demo.
5) Maand 1: voeg aan nurture-campagne of nieuwsbrief.
6) Track: zet UTM-links en update CRM-scores.

Laatste praktische tip die je nu kunt toepassen: open je contactenlijst van het event, selecteer de top 10 op basis van urgentie, en stuur binnen 24 uur het korte template uit met 2 concrete tijdslots voor een afspraak — klaar, test, meet.