Als ondernemer wil je maximaal profiteren van belastingaftrek zonder risico’s bij een controle. Deze praktische gids geeft heldere, toetsbare regels en directe stappen om te bepalen welke kosten aftrekbaar zijn en hoe je ze verantwoord in je administratie zet.
Geen vage theorieën: concrete voorbeelden, stap‑voor‑stap tests en kant‑en‑klare boekhoudacties voor eenmanszaken, ZZP’ers, VOF’s en BV’s. Volg de stappen, pas de voorbeelden toe op jouw situatie en bereid je voor op een strakke controle door de Belastingdienst.
Stap 1: De eenvoudige aftrek-test (4 vragen)
Voer deze vier vragen toe op elke uitgave. Als het antwoord op alle vier ‘ja’ is, is de kans groot dat de kosten aftrekbaar zijn:
- Is de uitgave gedaan met het oog op de zakelijke activiteit (direct of indirect)? Denk: materialen voor orders, marketing, kantoorruimte, software.
- Is de uitgave zakelijk noodzakelijk of redelijk en gebruikelijk binnen jouw branche?
- Is er bewijs (factuur, contract, betalingsbewijs) met zakelijke specificatie en datum?
- Is privégebruik uitgeklaard en, indien van toepassing, correct gefactureerd of toegerekend?
Praktische toets: pak 5 recente bonnetjes en loop ze met deze vier vragen langs. Gebruik een vinklijst in je boekhoudmap en bewaar die checklist als bewijs dat je actief hebt beoordeeld.
Welke veelvoorkomende kosten zijn normaal aftrekbaar?
Overzicht van categorieën met concrete voorbeelden en hoe je ze boekt:
- Materiële kosten: grondstoffen, verpakkingsmateriaal, kantoorartikelen. Boekwijze: crediteuren/ bank aan inkoopkosten; bewaar facturen met specificatie.
- Vaste lasten: huur van bedrijfsruimte, energie en internet voor bedrijfspand. Splits indien gedeelte privé (bijvoorbeeld deel van woning als werkruimte).
- Autokosten: brandstof, onderhoud, wegenbelasting, lease. Vereiste: kilometerregistratie of zakelijke reiskostenvergoeding. Boek: onderhoud aan autokosten en btw op autokosten apart.
- Reiskosten openbaar vervoer en hotelkosten: bewaar tickets en reisdoel; zakelijke reiskosten als aparte grootboekrekening.
- Telefoon & software (SaaS): abonnementen, licenties en cloud-diensten. Deel privégebruik eruit, direct aftrekbaar voor het zakelijke percentage.
- Professionele kosten: accountants, rechtsbijstand, zzp-inkoop van derden. Contract en factuur belangrijk.
- Opleidingen en trainingen: als ze relevant zijn voor je onderneming zijn ze aftrekbaar. Bewijs via inschrijving en programma.
- Marketing en acquisitie: advertenties, website, beurskosten. Bewaar offerte/ factuur en resultaten indien mogelijk.
Investeringsuitgaven en afschrijving: hoe handel je dat praktisch af?
Wanneer iets >1 jaar meegaat, behandel het als investering en niet als directe kosten. Stappenplan:
- Stap 1: Bepaal of aankoop een duurzaam duurzaam goed is (meestal >1 jaar gebruiksduur).
- Stap 2: Check of bedrag onder de “kleine investering”-grens valt (controleer actuele Belastingdienstdrempels). Als ja, kun je vaak direct afschrijven in het boekjaar.
- Stap 3: Zo niet, bepaal technische levensduur (bijv. laptop 3 jaar, auto 5 jaar) en kies afschrijvingsmethode (meestal lineair).
- Stap 4: Boek in je administratie: Activa (vaste activa) aan bank/ crediteur; daarna jaarlijkse afschrijving naar afschrijvingskosten en correctie op balans.
Voorbeeld: laptop van €1.800 met levensduur 3 jaar. Boek jaar 1: balans 1.800 activeren, afschrijving jaarlijk s €600 naar kosten. Is er privégebruik? Maak proportionele correctie en bewaar onderbouwing.
Btw en voorbelasting: direct toepasbare regels
Acties om input-btw terug te vorderen en fouten te vermijden:
- Vraag altijd een factuur met btw als de leverancier btw rekent. Zonder factuur geen voorbelasting.
- Als je ondernemer bent voor de btw, verwerk input-btw in je btw-aangifte per periode. Substantie: btw op zakelijke kosten terugvorderen; btw op privédeel niet.
- Bij gemengd gebruik (zakelijk + privé) splits je de btw proportioneel. Leg de verdeelsleutel vast (bijv. 80/20) en bewaar berekening.
- Voor de auto geldt speciale btw-regeling; bij privégebruik kun je soms geen volledige voorbelasting terugvragen. Raadpleeg Belastingdienst op basis van jouw gebruikspercentage.
Concrete test: open je laatste 6 inkoopfacturen. Controleer op elke factuur: (1) naam en btw-id leverancier, (2) juiste btw-bedrag, (3) zakelijke specificatie. Corrigeer direct onvolledige facturen met leverancier.
Privé versus zakelijk: praktische toewijzing en bewijs
Veel fiscale problemen ontstaan door onduidelijke splitsing privé/zakelijk. Doe dit zo:
- Maak een zakelijke betaalmeter: gebruik zakelijke rekening voor alle zakelijke uitgaven. Vermijd privébetalingen op zakelijke rekening en andersom.
- Houd een kilometerregistratie bij: datum, begin/eindadres, km, reden van rit. Zonder sluitende rittenstaat zal de Belastingdienst je toerekening betwisten.
- Bij gemengd gebruik van mobiele telefoon of internet: bereken zakelijke percentage op basis van gebruik (bijv. aantal uren, aantal zakelijke gesprekken) en administreer deze berekening.
- Documenteer beslissingen over toerekening in een beleidsdocument (bijv. “Auto 80% zakelijk, onderbouwing rittenstaat”).
Specifieke aftrekposten en regelingen (hoe je ze claimt)
Praktische aanpak voor veelgebruikte regelingen:
- Zelfstandigenaftrek / Startersaftrek: voldoe je aan urencriterium? Bewijs met urenregistratie. Vul de aftrek in in je inkomstenbelastingaangifte en bewaar urenstaat.
- Investeringsaftrek (KIA, EIA, MIA): check of investering en sector in aanmerking komen, registreer investeringsdatum en bestelbon, en geef dit op bij je aangifte winstbelasting of via melding bij RVO/Belastingdienst zoals vereist.
- Kleineondernemersregeling (btw‑KOR): als je omzet onder de drempel valt kun je btw‑vrijstelling aanvragen; check consequenties voor terugvordering van btw en je facturatie.
Wat is niet aftrekbaar: praktische voorbeelden en hoe je risico minimaliseert
Duidelijke voorbeelden van wat meestal niet aftrekbaar is en hoe je hiermee omgaat:
- Privélevensonderhoud: huur van privéwoning, privéboodschappen. Los het op door strikt te splitsen en geen privékosten via zakelijke rekening te betalen.
- Boetes en geldstraffen: doorgaans niet aftrekbaar. Behandel ze separaat in je administratie en raadpleeg je adviseur.
- Relatiegeschenken met duidelijk privékarakter of grote waarde: documenteer doel en ontvanger; bewaar bonnetjes en splits kosten in administratie.
Boekhoudpraktijk: concrete stappen om aftrekbaar correct te verwerken
Direct toepasbare checklist per inkoopfactuur:
- Ontvangstfactuur controleren op NAW, btw‑nummer, datum, specificatie en btw-bedrag.
- Toewijzen aan grootboekrekening (kosten, voorraad, vaste activa).
- Controleren op privékant: indien ja, splits volgens beleidsdocument.
- Boeken: crediteur/ bank aan kosten en btw‑rekeningen volgens btw-bedrag.
- Bewaar digitaal: scanfactuur met bestandsnaam JJJJ-MM-DD_Bedrijf_FactuurNr en back‑up (7 jaar bewaarplicht, voor sommige documenten 10 jaar).
Praktische voorbeelden met boekingsregels
Voorbeeld 1: Inkoop kantoorartikelen 200 euro incl. btw (btw 21%): boekbank/ crediteur aan kantoorartikelen netto 165, btw voorbelasting 35. Voorbeeld 2: Auto onderhoud 500 euro, zakelijk gebruik 70%: bank aan autokosten 350, btw 70% van btw op factuur, privédeel markeren als privé-opname.
Praktische checklist voor een controle door Belastingdienst
Voorbereid op controle? Zorg dat je deze 7 documenten/handelingen klaar hebt:
- Compleet en doorlopende dagboekadministratie (inkoop, verkoop, bank).
- Rittenstaten en reisdoelen voor alle auto’s.
- Urenadministratie voor urencriterium (zelfstandigenaftrek).
- Facturen met volledige gegevens en optionele bewaartekening.
- Investeringsregister met datum, factuur en afschrijvingsschema.
- Beleid voor privé/zakelijke splitsing en concrete berekeningen per jaar.
- Backups van digitale dossiers en scan van originele documenten.
Laat je jaarrekening en aangiften controleren door je accountant voordat je indient; maak korte notities bij afwijkende posten zodat je bij controle meteen een verklaring hebt.
Laatste praktische tip: doe direct de aftrek-test op je drie grootste kostenposten van dit jaar—beantwoord de 4 vragen, controleer bewijsstukken, boek correct en maak één korte memo per post die je in je administratie legt als onderbouwing.