Welke facturatie tools zijn het meest gebruiksvriendelijk?

Als je weinig tijd hebt en wél perfecte facturen wilt, moet je facturatie-software doen wat je verwacht: snel facturen maken, automatisch incasseren, en probleemloos aansluiten op je bank en boekhouding. Wij van FocusOpBusiness beoordelen tools vanuit praktisch gebruik: configuratietijd, duidelijke interface, en testbare workflows die direct werken in de praktijk.

Onderstaand beleid je concrete keuzes per doelgroep, een 7-dagen testplan en direct toepasbare stappen om te migreren en automatiseren. Geen marketingpraat, maar checklists en acties die je vandaag nog kunt uitvoeren.

Welke tools scoren het beste op gebruiksvriendelijkheid?

Onze korte topselectie met when-to-use en belangrijkste voordeel:

  • Moneybird — Beste voor zzp en kleine ondernemers. Voordelen: zeer intuïtieve interface, goede automatische herinneringen, iDEAL-koppeling. Nadeel: minder geavanceerde voorraadfuncties.
  • Rompslomp — Simpel en snel, ideaal als je alleen facturen en basisboekhouding nodig hebt. Voordeel: laagdrempelig; nadeel: minder integraties.
  • Zervant — Gratis basis voor freelancers; sterke factuuraanmaak en sjablonen. Nadeel: beperkte Nederlandse betalingsintegraties in gratis versie.
  • e-Boekhouden.nl — Goed voor mkb dat ook boekhouding wil. Voordeel: scherpe prijs en Nederlandse belastinglogica; nadeel: iets steilere leercurve.
  • Exact Online / Twinfield — Voor bedrijven met accountantskoppeling en complexere processen. Voordeel: krachtige boekhouding; nadeel: minder intuïtief voor beginners.
  • FreshBooks / QuickBooks — Internationaal, sterk in time-tracking en multi-currency. Voordeel: modern UX; nadeel: soms minder lokale (iDEAL) opties.

Stap-voor-stap: hoe test je een facturatie tool in 7 dagen

Doel: binnen 7 dagen concluderen of de tool past. Volg deze testtaken precies en noteer tijd en obstakels.

  1. Dag 1 — Setup en belastinginstellingen: Maak account, vul bedrijfsgegevens, stel BTW-nummer en standaard BTW-tarief in. Check of factuurvereisten automatisch ingevuld worden (factuurnummer, datum, adres, BTW-specificatie).
  2. Dag 2 — Klanten en producten: Importeer of maak 5 klanten en 3 producten/diensten. Test bulk-import (CSV) en noteer fouten bij mapping.
  3. Dag 3 — Maak en verstuur 3 facturen: Maak 1 conceptfactuur, 1 met korting, 1 met urenregel. Verstuur via e-mail en controleer of layout, PDF en betalingslinks correct zijn.
  4. Dag 4 — Betalingsproces: Activeer iDEAL of betaalprovider. Verzend een factuur naar jezelf, betaal via de link, en controleer automatische reconciliatie of handmatige kenmerk-toewijzing.
  5. Dag 5 — Herinneringen & incasso: Stel automatische reminders en aanmaningen in. Laat een testfactuur 2 dagen ‘onbetaald’ en controleer of de herinneringstimers en teksten correct lopen.
  6. Dag 6 — Rapporten en export: Genereer BTW-aangifteoverzicht, omzetrapport en exporteer audittrail/CSV. Controleer of exportvelden matchen met je boekhouder.
  7. Dag 7 — Support en performance: Test klantenservice (chat/ticket/telefoon) met een concreet probleem. Noteer reactietijd en oplossingsgerichtheid.

Checklist: usability-criteria die je moet scoren

Useer deze checklist als scoresheet (0-5):

  • Onboarding snelheid (setup binnen 30 minuten?)
  • Factuur aanmaken (aantal klikken, duidelijke velden)
  • Templates en aanpasbaarheid
  • Betaalintegraties (iDEAL, SEPA, PayPal)
  • Automatisering: reminders, recurring invoices
  • Bankkoppeling en automatische matching
  • Mobiele app: facturen maken onderweg
  • Export en API-koppelingen
  • Support snelheid en kwaliteit
  • Kosten / prijs-kwaliteit

Praktische migratiestappen (concreet en testbaar)

Als je gaat overstappen, volg deze stappen in deze volgorde en voer een dry-run uit op een testperiode van 1 maand:

  1. Export huidige klanten, producten, openstaande facturen en betaalstatus als CSV/PDF.
  2. Maak een testaccount in de nieuwe tool en importeer klanten en producten; controleer 10 willekeurige importregels op veldaccuratesse.
  3. Maak testfacturen voor 3 bestaande klanten en verstuur naar testadressen; controleer PDF-layout en betalingslinks.
  4. Importeer of boek openstaande facturen handmatig als ‘openstaand’ en zorg dat nummerreeks aansluit bij oude systeem (voorkom duplicaten).
  5. Activeer bankkoppeling en voer 1 maand parallelbanking uit: verwerk betalingen in nieuw systeem en check afstemmingen.
  6. Schakel pas echt over na succesvolle reconciliation van die maand en nadat accountant akkoord geeft op exportformaat.

Automatiseringen die veel tijd besparen — stap voor stap

Voorbeeld: automatische herinnering + incassotraject in Moneybird of e-Boekhouden:

  1. Maak één sjabloon voor eerste herinnering en één voor aanmaning met duidelijke betaalinstructies.
  2. Stel regels in: 7 dagen na vervaldatum eerste herinnering, 21 dagen aanmaning, 35 dagen incassovoorstel.
  3. Voeg automatische notitie toe aan klantkaart zodra herinnering is gestuurd (audittrail).
  4. Test: maak een factuur met vervaldatum gisteren, wacht tot trigger en controleer dat e-mails verstuurd worden en dat herinnering in ‘activiteiten’ verschijnt.

Belangrijke juridische en boekhoudkundige checks voor Nederlandse bedrijven

Zorg dat elke factuur minimaal de volgende elementen bevat; controleer dit tijdens Dag 1 van je test:

  • Uniek factuurnummer
  • Factuurdatum en vervaldatum
  • Jouw bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer
  • BTW-nummer (indien van toepassing) en BTW-specificatie per tarief
  • Omschrijving van geleverde goederen/diensten en hoeveelheid
  • Totaalbedrag en valuta

Houd factuuroverzichten minimaal 7 jaar volgens Nederlandse boekhoudregels en zorg dat exports in CSV of XBLS beschikbaar zijn voor de accountant.

Welke tool kies je per ondernemersprofiel? Concrete aanbevelingen

  • ZZP zonder boekhouder: Moneybird of Rompslomp. Actie: start trial, maak 1 factuur en activeer iDEAL in eerste week.
  • Freelancer met urenregistratie: FreshBooks of MoneyMonk. Actie: koppel time-tracking en factureer 1 project retrospectief.
  • MKB met accountant: Exact Online of Twinfield. Actie: vraag accountant om testkoppel en importeer 1 kwartaal gegevens.
  • Startups of internationaal: QuickBooks of FreshBooks. Actie: test multi-currency factuur en controleer valutaverwerking in rapporten.

Testbare performance-checks (met tijden)

Gebruik deze concrete metingen tijdens proefperiode:

  • Tijd om eerste factuur te maken (doel: ≤ 10 minuten)
  • Tijd van versturen tot ontvangst PDF (doel: ≤ 2 minuten)
  • Tijd tot automatische matching van betaling (doel: ≤ 24 uur na bankfeed)
  • Reactietijd support (doel: < 24 uur; bij chat < 1 uur)

Veelvoorkomende problemen en directe oplossingen

Probleem: iDEAL werkt niet na koppeling — Oplossing: controleer provider-account (Mollie/Stripe), activeer webhooks en verstuur testbetaling; controleer of betalingsreferentie overeenkomt met factuurnummer.

Probleem: verkeerde BTW-waarden bij export — Oplossing: check bedrijfsinstellingen en BTW-code per product; voer test-BTW-aangifte en vergelijk met handmatige berekening.

Hoe FocusOpBusiness je kan helpen (testbaar advies)

Wij voeren een 1-uur audit uit: we doorlopen jouw 7-dagen testplan, stellen een scoresheet op en leveren een prioriteitenlijst met 3 quick wins. Actie: stuur ons je huidige factuur-PDF en we leveren binnen 48 uur een gratis verbeterlijst met concrete stappen.

Laatste praktische tip/check die je direct kunt toepassen: maak nu een proeffactuur in de tool van je keuze, stuur die naar een persoonlijk e-mailadres en betaal of markeer handmatig als betaald; noteer exact hoeveel tijd het kostte en welke drie knelpunten je tegenkwam — dat is dé meetlat om te beslissen of je overstapt.