Werkgevers ontvangen ieder jaar een beschikking met het gedifferentieerde premiepercentage voor de Werkhervattingskas, de Whk. Die premie hangt onder meer samen met de omvang van de organisatie, de sector en het risico op ziekte en arbeidsongeschiktheid. Het is verleidelijk om de beschikking na ontvangst direct door te sturen naar de salarisadministratie. Toch is controle verstandig. Een onjuiste toerekening of een fout in de gegevens kan invloed hebben op de premie die je afdraagt.
Wat staat er in de Whk-beschikking?
De gedifferentieerde premie Whk bestaat uit onderdelen voor de WGA en de Ziektewet. Werkgevers betalen deze premie aan de Belastingdienst. De berekening verschilt per werkgever en is mede afhankelijk van de grootte van de organisatie en de sector.
Voor middelgrote en grote werkgevers kunnen ook uitkeringslasten van (ex-)medewerkers invloed hebben op de hoogte van de premie. Juist daar kan controle belangrijk zijn. Niet iedere uitkering die op een beschikking of instroomlijst staat, hoeft zonder meer correct aan de werkgever te zijn toegerekend.
Controleer meer dan alleen het percentage
Ook een percentage dat logisch lijkt, kan gebaseerd zijn op gegevens die niet volledig kloppen. Controleer daarom niet alleen het eindpercentage, maar ook de informatie waarop de berekening is gebaseerd.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de juiste indeling van de werkgever
- de uitkeringen die aan de organisatie zijn toegerekend
- de periode waarop een toerekening betrekking heeft
- wijzigingen die mogelijk nog niet zijn verwerkt
Alleen de beschikking zelf geeft niet altijd voldoende inzicht in de onderliggende berekening.
Op tijd bezwaar maken
Ben je het niet eens met een beschikking van de Belastingdienst, dan geldt in het algemeen een bezwaartermijn van zes weken na de datum van de beslissing. Dat maakt tijdige controle belangrijk. Wanneer nog niet alle informatie beschikbaar is, kan het soms mogelijk zijn om eerst pro-formabezwaar te maken en de motivering later aan te vullen.
Laat een beschikking daarom niet maanden liggen. Hoe eerder duidelijk is waarop de premie is gebaseerd, hoe meer mogelijkheden er doorgaans zijn om een mogelijke fout via de normale bezwaarprocedure aan de orde te stellen.
Ook na de bezwaartermijn kan controle zinvol zijn
Een gemiste bezwaartermijn betekent niet automatisch dat iedere mogelijkheid vervalt. Als er een concrete reden is om aan te nemen dat een eerdere Whk-beschikking onjuist is, kan een herzieningsverzoek in bepaalde situaties een route zijn om de Belastingdienst te vragen opnieuw naar die beschikking te kijken. Dat is geen verlenging van de oorspronkelijke bezwaartermijn en ook geen garantie dat een beschikking wordt aangepast. De onderbouwing en omstandigheden zijn bepalend.
Stel daarom eerst vast welke mogelijke fout is gevonden en welke stukken dat ondersteunen. Een algemeen verzoek om nog eens naar de premie te kijken is iets anders dan een concreet gemotiveerde vraag om een eerdere beschikking opnieuw te beoordelen.
Kijk ook naar eerdere jaren
Een controle hoeft zich niet altijd tot het recentste premiejaar te beperken. Wanneer een onjuiste toerekening meerdere jaren heeft doorgewerkt, kan het relevant zijn om ook eerdere beschikkingen te bekijken. De mogelijkheden hangen af van het jaar, de situatie en de beschikbare gegevens.
De Belastingdienst heeft daarnaast een aparte procedure voor situaties waarin achteraf een ander gedifferentieerd premiepercentage Whk is vastgesteld dan het percentage dat daadwerkelijk is toegepast. Voor verschillende recente jaren kan dan onder voorwaarden een teruggaaf of naheffing aan de orde zijn.
Zorg voor een vast controlemoment
De Whk-beschikking beoordelen, werkt het beste als het geen incidentele actie is. Neem de beschikking daarom ieder jaar op in een vaste HR- of salarisadministratieve controle. Leg vast wie de beschikking beoordeelt, welke gegevens worden opgevraagd en wanneer actie nodig is.
Organisaties die ondersteuning zoeken bij de controle van Whk-beschikkingen en mogelijke toerekeningen kunnen via OAZ.nl meer informatie vinden over dienstverlening rond sociale zekerheid. Daarbij kan worden onderzocht of er aanwijzingen zijn dat een beschikking nader moet worden beoordeeld.
Grip begint bij controle
De Whk-premie is geen willekeurige vaste last. De berekening is gebaseerd op verschillende gegevens en kan voor werkgevers financiële gevolgen hebben. Juist daarom verdient de jaarlijkse beschikking meer aandacht dan alleen administratieve verwerking.
Door tijdig te controleren, onderliggende gegevens te beoordelen en bij twijfel de juiste route te kiezen, verklein je de kans dat mogelijke fouten onopgemerkt blijven. En blijkt een oudere beschikking vragen op te roepen, dan kan het zinvol zijn om zorgvuldig te laten beoordelen welke mogelijkheden nog openstaan.