Hoe werkt btw aftrekken voor zakelijke kosten?

Als ondernemer kun je de betaalde btw op zakelijke uitgaven vaak terugvragen als voorbelasting. Deze handleiding legt concreet uit wanneer je recht hebt, welke bewijslast je nodig hebt en hoe je stap voor stap de btw in je aangifte verwerkt.

Geen theorie zonder actie: onder elke kop vind je toetsbare stappen, rekenvoorbeelden en wat je in je administratie moet zetten zodat je direct kunt controleren of je het correct doet.

Stap 1: Controleer je btw-status

Actie: kijk of je als ondernemer bent aangemeld voor de btw bij de Belastingdienst en of je deelneemt aan de KOR (kleineondernemersregeling). Waarom dit belangrijk is: als je onder de KOR valt en vrijstelling toepast, mag je geen btw in rekening brengen en kun je ook geen btw aftrekken. Testbaar: open je btw-aangifte of je btw-registratie in het portaal van de Belastingdienst; staat er een KOR-vlag of is je omzet lager dan de grens (check actuele grens op belastingdienst.nl)? Als ja en je gebruikt KOR, stop hier: geen aftrek mogelijk.

Stap 2: Zorg voor een juiste factuur (verplichte gegevens)

Actie: controleer elke inkomende factuur op verplichte elementen. Een geldige factuur bevat minimaal: naam en adres leverancier, jouw naam/adres, btw-nummer leverancier, factuurnummer, factuurdatum, omschrijving dienst/goeder, prijs exclusief btw, toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag. Test: mis één element? Vraag binnen 7-14 dagen een gecorrigeerde factuur. Zonder juiste factuur geen betrouwbare aftrek.

Stap 3: Is de kost voor belaste bedrijfsactiviteiten?

Actie: bepaal of de aankoop gebruikt wordt voor belaste (btw-plichtige) handelingen. Alleen dan kun je de btw aftrekken. Voorbeelden: kantoorartikelen, software, zakelijke dienstverlening zijn doorgaans aftrekbaar; representatie (luxe relatiegeschenken, kosten voor personeelsfeesten) kan deels of helemaal niet aftrekbaar zijn. Test: noteer de zakelijke reden in je boeking (projectcode/klant), bewaar offertes en opdrachtbevestigingen als bewijs.

Stap 4: Toewijzing bij gemengd gebruik (auto, telefoon, woning)

Actie: bepaal het zakelijke gebruikpercentage met een objectieve methode. Auto: houd een rittenregistratie (kilometers privé vs zakelijk). Telefoon/internet: bereken op basis van bel- en datagebruik of op basis van abonnementskosten. Woning als kantoor: meet m2 zakelijk versus totaal. Rekenvoorbeeld auto: aankoopfactuur inclusief €2.100 btw; zakelijk gebruik 60% → aftrekbare btw = €2.100 × 60% = €1.260. Test: maak een spreadsheet met maanden, kilometers en percentages; bewaar kilometerregistratie als bewijs bij controle.

Stap 5: Boeken en btw-aangifte invullen — concreet stappenplan

Actie stap-voor-stap: 1) Boek de factuur in je administratie op inkoopkosten exclusief btw en splits de btw op een apart grootboek ‘voorbelasting’. 2) Controleer of de periode klopt: de btw die op de factuur staat, mag je in de aangifte opnemen in de aangifteperiode waarin de factuur behoort (meestal de periode van ontvangst). 3) Vul de normale rubrieken in: inkoop btw 21%/9%/0% in de juiste vakken van de aangifte. 4) Trek de totale voorbelasting af van de verschuldigde btw op je verkopen. Voorbeeld: verkoop-btw verschuldigd €4.200; totale voorbelasting €1.260 → te betalen btw = €4.200 – €1.260 = €2.940. Test: neem een voorbeeldmaand en loop de aangifte in je boekhoudpakket na; het saldo moet overeenkomen met je berekening.

Stap 6: Omgaan met reverse charge en import

Actie: bij reverse charge (leverancier opvatting buitenland of bepaalde diensten) moet je de btw zowel als omzetbelasting aangeven én direct als voorbelasting aftrekken: netto-effect 0, mits het goed wordt toegerekend. Import: betaal import-btw aan de douane of verleg via aangifte import-btw en vraag deze als voorbelasting terug in je reguliere btw-aangifte. Test: ontvang je een buitenlandse factuur zonder btw? Controleer of er sprake is van reverse charge; boek beide posten (uitgaande en inkomende btw) en zie dat het netto 0 is.

Stap 7: Correcties, creditnota’s en te laat geclaimde btw

Actie: bij een creditnota corrigeer je de oorspronkelijke boeking en pas je de aangifte aan in de periode waarin de correctieplaatsvindt. Mis je een aftrek in een voorgaande periode? Vaak kun je dit corrigeren via een suppletie of in de huidige aangifte (controleer termijnen). Test: maak een voorbeeld waarbij een factuur wordt gecorrigeerd: originele voorbelasting €300, credit €100 → boek €200 en verwerk in de aangifte van de juiste periode. Raadpleeg je boekhouder bij suppleties.

Veelvoorkomende fouten en korte oplossingen

– Geen factuur of onjuiste factuur: vraag direct een gecorrigeerde factuur en markeer uitgaven in quarantaine totdat correctie binnen is. – Onjuiste periodetoewijzing: houd een maandoverzicht en vink binnenkomende facturen af per aangifteperiode. – Gemengd gebruik zonder bewijs: start direct met rittenregistratie of datalogging; zonder bewijs wordt aftrek vaak verlaagd. – KOR misinterpretatie: als je nog KOR toepast maar eigenlijk geen recht meer hebt, zet je registratie om of stop de KOR vóór de eerste factuur zonder btw.

Praktische voorbeelden voor directe toepassing

Voorbeeld 1 kantooruitrusting: factuur €1.210 (incl. 21% btw). Berekening: exclusief btw = €1.210 /1,21 = €1.000; btw = €210. Aftrekbaar als 100% zakelijk → vermeld €1.000 op kostenrekening en €210 op voorbelasting. Voorbeeld 2 phone abonnement: maandfactuur €60 incl. €10,44 btw; zakelijk gebruik 70% → aftrekbare btw = €10,44 × 70% = €7,31. Boek apart: privé gedeelte op privé-opname. Test: verwerk deze twee facturen in je boekhoudpakket en kijk of de voorbelastingregel overeenkomt.

Checklist vóór je btw-aangifte (direct toepasbaar)

– Sta ik op de btw-registratie? – Val ik onder de KOR? Zo ja: geen aftrek. – Heb ik geldige facturen met alle verplichte onderdelen? – Zijn er facturen met gemengd gebruik? Zo ja: bewijs beschikbaar? – Zijn alle reverse charge/importposten geboekt en aangegeven? – Klopt de periode van opname van de facturen met de aangifteperiode? Vink elk punt af en bewaar screenshots of checklists in je administratie als bewijs.

Laatste praktische tip: maak voor elke maand een kort ‘btw-quickcheck’ document (1 A4) met de belangrijkste cijfers: totaal verkoop-btw, totaal voorbelasting, netto te betalen/terug te vragen bedrag, en bewaar één voorbeeldfactuur per belangrijke categorie (auto, telefoon, software, buitenlandse leverancier) in een map — dit versnelt controle en mogelijke correcties aanzienlijk.