Hoe maak je een offerte die opvalt? – Focus op Business

Hoe maak je een offerte die opvalt? – Focus op Business

Een offerte moet meer dan feiten en prijzen bevatten: hij moet vertrouwen wekken, de klant overtuigen en een duidelijke volgende stap aanbieden. In dit artikel geven we concrete, direct toepasbare stappen om offertes te maken die opvallen — inclusief voorbeelden, sjablonen en testbare optimalisaties.

Wij van Focus op Business behandelen elke stap zoals je die in de praktijk nodig hebt: van e-mailonderwerp tot prijsconstructie, lay-out en opvolging. Volg de stappen, test de varianten en verbeter stap voor stap je conversie.

1. Begin met een onweerstaanbare openingsregel (0–10 seconden)

  1. Doel: Binnen 10 seconden interesse wekken. Mensen scannen offertes eerst; de eerste regels bepalen of ze verder lezen.
  2. Stap 1: Gebruik een klantgerichte lead: “Resultaat: 20% meer leads in 3 maanden — Offerte voor [klantnaam]”.
  3. Stap 2: Voeg een korte verklaring van waarde toe (1 zin): “Wij verbeteren uw leadflow met bewezen tactieken en wekelijkse rapportage.”
  4. Voorbeeld: “Voor [Bedrijf X] — e-commerce conversie-optimalisatie: +18% conversie in 90 dagen (proof included)”.

2. Structuur: houd het scanbaar en logisch

  1. Gebruik vaste hoofdstukken: Samenvatting, Doel, Aanpak, Deliverables, Tijdlijn, Prijsopties, Gemaakt voor, Voorwaarden, Volgende stap.
  2. Visuele hiërarchie: titels, korte bullets (max 5 per sectie), en sterke tussenkopjes.
  3. Praktische stap: maak een offerte-sjabloon in Word/Google Docs/Canva met componenten die je kunt hergebruiken.

3. Samenvatting: verkoop in één alinea

  1. Stap 1: Schrijf 1–2 zinnen met het resultaat voor de klant: wat, wanneer, meetbaar resultaat.
  2. Formuleer meetbaar: “Wij leveren X binnen Y tijd met verwachte ROI van Z%”.
  3. Voorbeeld: “Wij ontwikkelen en implementeren een nieuwe landingspagina die verwacht 40–60 extra conversies per maand oplevert binnen 6 weken.”

4. Aanpak: concreet stappenplan met tijdsindicaties

  1. Breek je aanpak op in 5–7 concrete stappen, elke stap: wat, wie, duur (dagen/uren) en eindresultaat.
  2. Voorbeeld:
    • 1. Kick-off (2 uur) — doelen & KPI’s vastleggen
    • 2. Analyse & benchmark (5 dagen) — rapport met verbeterpunten
    • 3. Ontwerp & test (10 dagen) — A/B-testopzet en variant
    • 4. Implementatie & optimalisatie (20 dagen) — live en bijsturen
  3. Voeg een korte risicoanalyse toe en hoe je die beperkt (e.g. “vertraging door content: buffer van 3 werkdagen”).

5. Deliverables: benoem wat je concreet oplevert

  1. Samenstellen van concrete deliverables: documenten, bestanden, dashboards, aantal revisies.
  2. Voorbeeldformat: “3 x landingspagina-ontwerpen (Figma); 2 revisierondes; Google Analytics-dashboard met conversierapport.”
  3. Stap: Zet echte opleverdatums en acceptatiecriteria (wat betekent “klaar”).

6. Prijsstrategie: bied 2–3 duidelijke opties

  1. Gebruik een “good-better-best”-model met prijs, scope en verwachte uitkomst.
  2. Voorbeeld:
    • Basis — €2.500: analyse + quick fixes (verwachte uplift 8–12%)
    • Plus — €5.500: complete optimalisatie + 2 A/B-tests (verwachte uplift 18–25%)
    • Premium — €9.500: full-service + maandelijkse optimalisatie voor 3 maanden (verwachte uplift 30%+)
  3. Stap: Voeg een beknopte prijsopbouw toe (uren x tarief, licenties, derde partijen) zodat de klant begrijpt waar de kosten vandaan komen.

7. Garandeer duidelijkheid over tijdlijn en voorwaarden

  1. Vermeld doorlooptijd, startvoorwaarden (bijv. aanbetaling) en geldigheidsduur offerte (aanbevolen 14 dagen).
  2. Voeg opzeg- en wijzigingsvoorwaarden toe in één alinea met bulletpoints.
  3. Stap: Voeg een acceptatieveld toe (“Klik om te accepteren” of “Onderteken hier”) en beschrijf vervolgstappen bij acceptatie.

8. Layout en design: professioneel maar persoonlijk

  1. Gebruik je huisstijl: logo, kleuren, lettertype. Houd witruimte en maximaal 2 lettergroottes voor bodytekst.
  2. Voeg visuals toe: grafiek met prognose, iconen voor deliverables, korte case-study van 1 pagina met resultaten (voordat/na).
  3. Stap: Exporteer als PDF/A en test op mobiel en desktop; controleer op leesbaarheid bij 100% zoom.

9. Teksten en tone of voice: concreet, klantgericht, bewijs

  1. Gebruik actieve werkwoorden en klantgerichte taal (“u krijgt”, “wij leveren”).
  2. Voeg sociaal bewijs toe: korte quotes, KPI’s en één mini-case met resultaten en naam (met toestemming).
  3. Voorbeeldzinnen die converteren:
    • “Wij zorgen dat uw conversie binnen 90 dagen meetbaar stijgt — anders extra optimalisatierondes gratis.”
    • “Gemiddelde klant ziet €4 terug op elke €1 investering in onze aanpak (case: [Klantnaam]).”

10. E-mailonderwerp en eerste follow-up: test en meet

  1. Voorstel onderwerpregels om te testen (A/B):
    • A: “[Bedrijf] Offerte: Conversie-optimalisatie — 3 opties, 2 weken levertijd”
    • B: “Voor [Klantnaam]: concreet plan om uw omzet +18% te verhogen”
  2. Stap: Plan opvolging: dag 2 (beleefde reminder), dag 5 (meerwaarde e-mail met case), dag 10 (telefonische follow-up). Meet open- en reply-rates; streef naar open >40% en reply >10% als benchmarks.

11. Testen en verbeteren: meetbare optimalisatiecycli

  1. Houd bij: open rate, tijd tot acceptatie, conversie per prijsoptie, gemiddelde orderwaarde.
  2. Stap: Voer maandelijks A/B-tests op onderwerpregel en prijsstructuur; pas sjabloon aan op basis van data.
  3. Gebruik een eenvoudige tracking-sheet (Google Sheets) met kolommen: klant, aanboddatum, open, reply, acceptatie, omzet.

12. Voorbeeld: kant-en-klare openingsparagraaf + CTA

“Beste [Naam],

Bedankt voor uw aanvraag. Hieronder vindt u drie concreet uitgewerkte opties om uw online conversie te verhogen. Elk plan bevat deliverables, tijdlijn en meetbare KPI’s. Wilt u dat ik dit voorstel morgen 10:00 kort toelicht? Klik op ‘Accepteer’ of plan een belafspraak via deze link.”

13. Automatisering en schaal: werk slimmer, niet harder

  1. Gebruik tools: PandaDoc/Proposify voor interactieve offertes; automations in CRM (bijv. HubSpot) om reminders te triggeren.
  2. Stap: Maak 3 sjablonen in je offerte-tool: Snel (lage prijs), Standaard, Complex (maatwerk). Koppel goedkeuringsknop aan facturatie- of contractflow.

Praktische check die je vandaag kunt toepassen: Open je laatst verzonden offerte en pas direct vier dingen aan: 1) vervang de eerste zin door een meetbare belofte, 2) voeg één klantcase met cijfer toe, 3) bied minimaal 2 prijsopties, 4) zet een vervaldatum van 14 dagen en een duidelijke acceptatieknop. Verstuur A/B twee varianten en meet open- en acceptatiepercentages na 7 dagen.