Innoveren kost geld, en dat is precies waar veel ondernemers tegenaan lopen. Je hebt een goed idee voor een nieuw product, een slimmere productiemethode of een stuk software dat je bedrijf vooruithelpt, maar de uren en de mankracht die daarvoor nodig zijn, drukken op je begroting. Juist voor die situatie bestaat er in Nederland een regeling die veel ondernemers over het hoofd zien: de WBSO. Deze regeling maakt speur- en ontwikkelwerk een stuk betaalbaarder en is toegankelijker dan menigeen denkt. In dit artikel lees je hoe het werkt en waar je op moet letten.

Wat is de WBSO precies?

WBSO staat voor Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk. Het is een fiscale regeling van de overheid, uitgevoerd door RVO, die bedoeld is om innovatie in het bedrijfsleven te stimuleren. In de kern verlaagt de WBSO de kosten van je ontwikkelwerk. Voor bedrijven met personeel gebeurt dat via een korting op de loonheffing die je normaal afdraagt. Je houdt dus meer over van wat je aan je ontwikkelaars en technici betaalt. Ben je zelfstandig ondernemer en besteed je voldoende uren aan speur- en ontwikkelwerk, dan kom je in aanmerking voor een vaste aftrek op je belastbare winst. In beide gevallen komt het erop neer dat de overheid een deel van de rekening van je innovatie voor haar rekening neemt. Belangrijk om te weten is dat de exacte percentages en bedragen jaarlijks worden vastgesteld, dus die controleer je altijd even bij de actuele bron.

Welke werkzaamheden komen in aanmerking?

Een veelgehoord misverstand is dat de WBSO alleen bedoeld is voor grote bedrijven met een eigen laboratorium. Dat is niet zo. De regeling is juist ook heel geschikt voor het MKB. Waar het om draait, is dat je werkt aan iets wat technisch nieuw is voor jouw onderneming. Dat kan de ontwikkeling van een nieuw product zijn, maar ook het bedenken van een nieuw productieproces of het bouwen van software. Denk aan een maakbedrijf dat een slimmer onderdeel ontwikkelt, of een softwarebedrijf dat een applicatie met technisch nieuwe functionaliteit bouwt. Het gaat nadrukkelijk om technische ontwikkeling en om het oplossen van technische vraagstukken waarvan de uitkomst vooraf niet vaststaat. Puur commerciële, organisatorische of administratieve vernieuwing valt er niet onder. Twijfel je of jouw project past, dan is het verstandig dat vooraf goed te laten toetsen.

Wat levert de regeling je op?

Het directe voordeel van de WBSO is een lagere kostenpost voor je ontwikkelwerk. Doordat je minder loonheffing hoeft af te dragen, of als zelfstandige een aftrek krijgt, houd je meer geld in je bedrijf. Dat geld kun je opnieuw investeren, bijvoorbeeld in nog meer ontwikkeling of in het aannemen van extra mensen. Voor een MKB-bedrijf kan dat net het duwtje zijn dat een innovatietraject haalbaar maakt. Naast het financiële voordeel zorgt de regeling er ook voor dat je gestructureerd naar je ontwikkelwerk gaat kijken, omdat je het immers moet omschrijven en bijhouden. Veel ondernemers ervaren dat als een prettige bijkomstigheid, omdat het helpt om innovatie een vaste plek in de bedrijfsvoering te geven in plaats van iets wat er los bij hangt.

Zo vraag je de WBSO aan

Een belangrijk kenmerk van de WBSO is dat je de subsidie vooraf aanvraagt, dus voordat je met het werk begint of voor de periode waarin je het gaat uitvoeren. Achteraf indienen voor werk dat al gedaan is, kan niet. Je dient de aanvraag digitaal in bij RVO en beschrijft daarin wat je gaat ontwikkelen, welk technisch probleem je oplost en hoeveel uren je verwacht nodig te hebben. Er gelden vaste momenten en deadlines waarop je kunt aanvragen, dus tijdig beginnen loont. Een heldere en overtuigende omschrijving van je project vergroot je kans op toekenning aanzienlijk. Omdat dit een vak apart is, kiezen veel ondernemers ervoor om zich hierbij te laten begeleiden door iemand die de regeling door en door kent.

De administratie op orde houden

Krijg je de WBSO toegekend, dan houdt het daar niet op. Je bent verplicht om een kloppende administratie bij te houden van de uren die je aan het speur- en ontwikkelwerk besteedt en van de aard van het werk zelf. Deze administratie moet je kunnen laten zien als daarom gevraagd wordt. Het klinkt als een last, maar met een goede werkwijze valt het reuze mee. Leg gewoon consequent vast waar je mensen aan werken en hoeveel tijd dat kost. Zo voorkom je gedoe achteraf en zorg je dat het voordeel dat je hebt aangevraagd ook echt overeind blijft.

Wil je weten of jouw onderneming in aanmerking komt, dan is het slim om je goed te verdiepen in de mogelijkheden van de WBSO subsidie of je te laten adviseren door een specialist. Een partij als Ugoo helpt ondernemers om de aanvraag en de administratie in goede banen te leiden, zodat je optimaal profiteert van de regeling zonder dat het je veel tijd kost.