Hoe reageer je als ondernemer op een sterk wisselend werkaanbod? Houd je bewust de personeelsplanning wat ruimer, zodat er altijd voldoende mensen zijn om al het werk te kunnen doen? Of werk je juist met een krappe bezetting, waardoor je kosten bespaart, maar wel het risico loopt dat je niet altijd aan de verwachtingen van de klanten kunt voldoen?

Goed plannen: een complex proces

Het goed inplannen van je personeel is een hele kunst. Je moet niet alleen rekening houden met ziekteverzuim en verlofdagen, maar ook met vaardigheden. Op alle afdelingen van het bedrijf moeten voor elke denkbare taak altijd voldoende medewerkers beschikbaar zijn. Precies die details maken workforce management tot een complex proces. Volgens de experts van Vlirdens maakt een goede personeelsplanning echt het verschil: het zorgt voor een hogere productie én voor tevredener collega’s. Maar los daarvan valt er voor de ondernemer ook heel wat financieel voordeel te behalen door de planning goed op orde te hebben.

Meer dan alleen het salaris

Een extra medewerker aannemen terwijl er eigenlijk niet voldoende werk voor diegene beschikbaar is? Geen goed idee! Sommige ondernemers zien het als een veiligheidsmaatregel om perioden van grote drukte goed te kunnen opvangen. Als geld geen rol zou spelen, is dat natuurlijk een prima methode. Maar in de zakenwereld geldt nu eenmaal dat alles juist draait om geld. Een extra werknemer kost je meer dan alleen het salaris. De directe loonkosten (salaris, vakantiegeld, bonussen en werkgeverslasten) zijn het meest zichtbaar, maar er is meer. Als er te weinig werk is voor het aantal medewerkers, daalt de productiviteit. Mensen zijn dan minder efficiënt, werk wordt soms onnodig uitgesmeerd en processen vertragen. Dit kost geld zonder dat het altijd zichtbaar is in de boekhouding.

Hoger ziekteverzuim

Als de betrokkenheid van de medewerkers op de werkvloer vermindert, werkt dat een hoger ziekteverzuim in de hand. Bovendien zijn er allerlei kosten die je niet direct terugziet in het aanstellen van die ene medewerker, zoals de hoeveelheid apparatuur, het uitbreiden van het aantal softwarelicenties, de behoefte aan meer coördinatie, enzovoort. Grofweg kunnen stellen dat één overbodige medewerker een bedrijf al snel tienduizenden euro’s per jaar kan kosten. Bij grotere aantallen loopt dat razendsnel op tot tonnen of zelfs miljoenen, afhankelijk van de specifieke sector en de hoogte van de salarissen. We kunnen dus wel stellen dat een personeelsoverschot voor ondernemers een structureel financieel probleem oplevert.