Hoe voer je functioneringsgesprekken als manager?

Functioneringsgesprekken zijn geen formaliteit maar het belangrijkste instrument om prestaties te sturen, ontwikkelkansen te ontdekken en motivatie te vergroten. Als manager kun je met een strak proces en concrete taal direct impact maken op resultaten en ontwikkeling.

Onderstaand vind je een stap-voor-stap handleiding met checklists, voorbeeldzinnen, meetbare afspraken en testbare opvolging. Volg de stappen, pas de voorbeelden aan je team aan en voer een consistent follow-up systeem in.

Voorbereiding: data verzamelen en agenda maken (30–60 minuten)

Stappen: 1) Verzamel objectieve data: KPI’s, output, aanwezigheid, 1–3 concrete voorbeelden van goed en slecht presteren. 2) Vraag de medewerker om een zelfreflectie 3 werkdagen vooraf (max 1 A4). 3) Stel een korte agenda (30–45 minuten) en stuur die 48 uur van tevoren. Agenda-voorbeeld: 1. Opening en doel (5 min) 2. Terugblik prestaties + voorbeelden (10 min) 3. Ontwikkeling en knelpunten (10 min) 4. Afspraken en SMART-doelen (10 min) 5. Afronding en vervolg (5 min).

Opzet van het gesprek: flow en timing

Werk met een vaste flow: 1) Open neutraal: “Ik wil dit gesprek voeren om helderheid te krijgen en samen acties te bepalen.” 2) Feiten eerst: bespreek de verzamelde KPI’s en concrete voorbeelden. 3) Vraag om de visie van de medewerker: laat hem/haar eerst spreken. 4) Geef jouw observaties met de SBI-methode (Situatie, Gedrag, Impact). 5) Werk samen aan oplossingen en sluit af met SMART-afspraken en deadlines. Tijdsindicatie: 30–45 minuten voor reguliere functioneringsgesprekken; 60 minuten voor ingrijpende evaluaties.

Feedback geven: concreet, observeerbaar en toetsbaar

Gebruik het SBI-model: Situatie (wanneer), Gedrag (wat precies), Impact (wat maakte het effect). Voorbeeld: “Afgelopen maandag (situatie) zag ik dat de rapportage niet compleet was (gedrag). Daardoor kon de klant de beslissing niet nemen en liep de deadline 3 dagen uit (impact).” Vermijd labels (“niet professioneel”); focus op meetbare gevolgen. Sluit af met een concrete vervolgvraag: “Wat heb je nodig om dit vanaf volgende week structureel te voorkomen?”

Luisteren en coachende vragen: laat de medewerker eigenaarschap nemen

Belangrijke vragen: “Wat verklaart deze ontwikkeling?”, “Wat heb je geprobeerd?”, “Welke ondersteuning mis je?”, “Wat zijn de eerste stappen die je zelf wilt zetten?” Gebruik stiltestrategieën: na een vraag wacht 10–15 seconden. Noteer acties die de medewerker noemt en vraag prioritering (1–3 acties).

Beoordeling en scoring: praktische rubric

Zorg voor een uniforme score-lijst (1–5) per competentie met korte definities. Voorbeeld rubric voor “kwaliteit werk”: 5 = werk altijd foutloos en op tijd; 4 = zelden fouten; 3 = gemiddeld; 2 = regelmatig correcties nodig; 1 = constante fouten. Leg deze rubric intern vast en gebruik dezelfde schaal bij vergelijkbare functies. Noteer concrete voorbeelden per score zodat beoordelingen toonbaar en controleerbaar worden tijdens calibration meetings.

Actieplan en SMART-doelen: maak ze testbaar

Methode: schrijf doelen volgens SMART en koppel een meetbare KPI en een reviewmoment. Voorbeeld: “Verhoog tijdige oplevering rapportages van 70% naar 90% binnen 3 maanden; actie = wekelijkse checklist + peer-review; meetmoment = 4 weken, 8 weken, 12 weken.” Geef per doel: verantwoordelijkheid (wie), middelen (training/tools), deadline en succescriteria (KPI). Sla acties op in je HR-systeem of in een gedeeld document en plan automatische herinneringen.

Nazorg en follow-up: direct documenteren en korte check-ins

Direct na het gesprek: stuur binnen 24–48 uur een samenvatting met beslissingen en SMART-doelen. Plan korte follow-ups: 15 minuten maandelijks en 30–45 minuten na 3 maanden. Meet voortgang aan de hand van vooraf overeengekomen KPI’s. Als doelen niet gehaald worden: maak een performance improvement plan met concrete acties, hulpbronnen en duidelijke review-data (bijv. 30-60-90 dagen). Documenteer alles voor consistentie en juridische houdbaarheid.

Omgaan met weerstand en lastige gesprekken

Belangrijke tactieken: 1) Blijf bij feiten, niet bij interpretaties. 2) Gebruik de “wat, hoe, wat nu”-structuur: wat gebeurde er, hoe ziet de medewerker het en wat is het volgende concrete stap? 3) Als emoties oplopen: pauzeer 5 minuten of plan een vervolggesprek binnen 48 uur. 4) Escalatie: als er geen verbetering is, volg het vastgestelde organisatiebeleid voor vervolgacties (coaching, herplaatsing, beëindiging) en raadpleeg HR.

Voorbeeldagenda en voorbeeldzinnen die je direct kunt gebruiken

Agenda (30–45 min): 1) Opening en doel (5) 2) Terugblik prestaties & data (10) 3) Ontwikkelpunt(en) + oorzaken (10) 4) Afspraken & SMART-doelen (10) 5) Afronding (5). Voorbeeldzinnen: “Kun je kort toelichten hoe jij deze taak hebt aangepakt?” “Dit is wat ik zie: (SBI). Wat is jouw toelichting?” “Welke drie acties zet je de komende maand?” “Ik stuur binnen 24 uur een samenvatting; is er nog iets dat je toegevoegd wilt zien?”

Praktische templates: minimale invulvelden

Maak één A4 template met: medewerkernaam, functietitel, datum, KPI-overzicht (met cijfers), 3 sterke punten, 3 verbeterpunten met voorbeelden, 3 SMART-acties (eigenaar, start, deadline), reviewdata. Gebruik dit als standaard document voor elk functioneringsgesprek.

Meetbare testen om effectiviteit te bepalen

Test 1 (30 dagen): percentage voltooide SMART-acties. Test 2 (90 dagen): verandering in relevante KPI (bijv. levertijd, klanttevredenheid). Test 3 (6 maanden): medewerkertevredenheid over ontwikkelpaden (korte survey). Meet en rapporteer resultaten aan je eigen leidinggevende en HR voor continu verbeteren van het proces.

Laatste praktische check

Voer deze korte check direct na elk gesprek: stuur binnen 24 uur de samenvatting + SMART-doelen; plan de eerste 15-min follow-up binnen 4 weken; noteer minimaal één concreet bewijsstuk per doel (KPI, rapport, klantfeedback). Doe dit consequent: een kort, gedocumenteerd follow-upritueel verhoogt effectiviteit en maakt verbetering meetbaar.