Wat kost het aannemen van een medewerker? Dat is een vraag die ondernemers snel willen beantwoorden voordat ze een vacature openzetten. Hieronder vind je een praktische en testbare rekenmethode, realistische voorbeelden en direct toepasbare bespaaropties zodat je als ondernemer de werkelijke kosten kunt voorspellen en controleren.
FocusOpBusiness geeft je geen vage gemiddelden maar concrete stappen: zet een bruto salaris in, doorloop de werkgeverslasten, tel alle eenmalige en terugkerende kosten op en bereken je kostprijs per uur. Volg de stappen, gebruik de voorbeelden en voer je eigen getallen in — direct controleerbaar en toepasbaar.
Rekenmethode stap-voor-stap: bepaal totale jaarkosten
- Bepaal het bruto jaarsalaris (A). Voorbeeld: A = €40.000.
- Vakantiegeld: meestal 8% van A. Formule B = A × 0,08.
- Werkgeverslasten (sociale premies & werkgeverspremies): gebruik een indicatie 15–25% van A. Formule C = A × 0,20 (pas aan op basis van sector/CAO).
- Pensioenbijdrage werkgever: veelvoorkomend 8–15% van A (of fixed premie). Formule D = A × 0,10.
- Ziekte/uitval-reserve + verzekeringen: reserve 5–15% van A. Formule E = A × 0,10.
- Recruitmentkosten: interne werving kost advertentie/uren; uitbesteding of bureau kost doorgaans 10–20% van jaarsalaris. Zet deze kosten eenmalig of afschrijf over 1–3 jaar. Formule F = (recruitmentkosten)/(afschrijving_jaren).
- Onboarding & training (eerste jaar): uren van leiding + opleidingskosten. Reken bijvoorbeeld 5–10% van A als richtwaarde. Formule G = A × 0,07.
- Apparatuur, inrichting en software: laptop, monitor, bureau, telefoon, licenties. Bereken aanschaf én jaarlijkse afschrijving (meestal 3 jaar). Formule H = totaal aanschaf / afschrijving_jaren.
- HR/administratie & werkgeverslasten overig: abonnementen, salarisadministratie, verzuimbeleid. Reken 2–6% van A. Formule I = A × 0,04.
- Tel alles op: Totale jaarkosten = A + B + C + D + E + F + G + H + I.
Concreet voorbeeld (bruto €40.000) — directe berekening
Gebruik deze getallen als reëel eerstejaarsvoorbeeld; pas percentages aan voor je eigen situatie.
- Bruto jaarsalaris A = €40.000
- Vakantiegeld B = 8% → €3.200
- Werkgeverslasten C = 20% → €8.000
- Pensioen D = 10% → €4.000
- Ziekte/uitval-reserve E = 10% → €4.000
- Recruitment F = 15% éénmalig = €6.000, afgeschreven over 2 jaar → €3.000 per jaar
- Onboarding & training G = 7% → €2.800
- Apparatuur H = laptop+werkplek €3.000, afschrijving 3 jaar → €1.000 per jaar
- Software & licenties I = €1.200 per jaar
Totale jaarkosten eerste jaar = 40.000 + 3.200 + 8.000 + 4.000 + 4.000 + 3.000 + 2.800 + 1.000 + 1.200 = €67.200. Dat is ~1,68× het bruto salaris. Tweede jaar (zonder recruitment en met lagere eenmalige kosten) zal typisch rond 1,45–1,6× liggen.
Reken uit je uurprijs: break-even en winstdoel
- Bepaal productieve uren per jaar (J). Voor fulltime: 1.600 uur realistisch (ongeveer 40 uur/week × 40 weken productief; pas aan voor vakantiedagen en overhead).
- Break-even uurtarief = Totale jaarkosten / J. In voorbeeld: €67.200 / 1.600 = €42 per uur.
- Voeg gewenste marge M% toe voor winst, huisvestingskosten en groei. Uurtarief = Break-even × (1 + M).
Voorbeeld: bij 20% marge → €42 × 1,20 = €50,4 per uur. Gebruik dit voor offertes en uurtarieven of als benchmark om te bepalen hoeveel omzet de medewerker moet genereren.
Verborgen kosten die vaak worden vergeten
- Productiviteitsverlies tijdens inwerken: eerste 3 maanden vaak 30–50% lagere output.
- HR-tijd voor werving en contractbeheer: uren van direct leidinggevende en HR (waardoor effectieve kosten stijgen).
- Ziekteverzuimkosten: bij langdurige uitval betaal je meestal 70% salaris tot 2 jaar — reserveer hiervoor.
- Compensatie voor non-billable activiteiten: interne meetings, administratie en training.
Praktische besparingsstrategieën zonder kwaliteit op te geven
- Huur een freelancer voor eerste 3–6 maanden om marktbehoefte te testen voordat je vast aanneemt.
- Gebruik stage- en leerwerktrajecten voor ondersteunende taken met begeleiding — vaak gesubsidieerd.
- Onderhandel over recruitment-fees of gebruik eigen netwerk; zet wervingskosten als KPI voor HR.
- Investeer in onboarding datacentered: snellere productiviteit verkleint de inwerk-kosten substantieel.
- Outsource payroll en salarisadministratie naar een gespecialiseerd bureau om fouten en boetes te vermijden — vergelijk offertes en kosten-baten.
Subsidies en kortingen: waar te checken
Er zijn in Nederland diverse regelingen voor het aantrekkelijker maken van aannemen: subsidies voor het aannemen van jongeren, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, of loonkostenvoordelen. Regelingen veranderen regelmatig; check UWV, Rijksoverheid en lokale gemeente voor actuele mogelijkheden. Tip: schakel een HR-adviseur of subsidieadviseur in om snel te toetsen of je recht hebt op specifieke kortingen.
Checklist: beslis binnen 1 week of je moet werven
- Stap 1: Vul het bruto salaris in en bereken Totale jaarkosten met de formules hierboven.
- Stap 2: Bepaal benodigde productieve uren en break-even uurtarief.
- Stap 3: Maak een 3-scenario analyse: pessimist, realistisch, optimistisch (gebruik verschillende inwerkverliezen en uitvalpercentages).
- Stap 4: Vergelijk kosten vaste werknemer versus freelancer of payroll.
- Stap 5: Check beschikbare subsidies en loonkostenvoordelen (UWV/Rijksoverheid).
- Stap 6: Besluit: werven, tijdelijk inhuren of uitbesteden — documenteer waarom en meet na 3 en 12 maanden de ROI.
Maak het testbaar: voer deze 3 checks uit in je administratie
- Na 1 maand: meet productiviteit (output versus doel) en noteer afwijking percentage t.o.v. verwachte output.
- Na 3 maanden: bereken effectieve kostprijs per productieve uur (totale kosten tot dan / effectieve uren geleverd).
- Na 12 maanden: vergelijk totale jaarkosten met verwachte omzetbijdrage — bepaal concrete ROI (omzetbijdrage netto / totale kosten).
Laatste praktische tip
Pak een spreadsheet en voer deze waarden in: bruto salaris, vakantiegeld, werkgeverslasten (%), pensioen (%), recruitmentkosten, onboardingtijd, apparatuur; bereken direct Totale jaarkosten en Break-even uurtarief. Als je wil, stuur je cijfers naar FocusOpBusiness voor een korte review en wij rekenen het met je door zodat je zeker weet dat je geen kosten over het hoofd ziet.