Hoeveel vakantiedagen moet je minimaal geven?
Als werkgever moet je weten wat de wettelijke ondergrens voor vakantiedagen is en hoe je dit praktisch toepast in contracten, HR-systemen en bij in- of uitdiensttreding. Deze handleiding van Focus op Business geeft heldere regels, rekenvoorbeelden en testbare stappen zodat je direct kunt controleren of jouw beleid voldoet.
We behandelen de berekening in uren en dagen, pro rata-toekenning, hoe om te gaan met bovenwettelijke dagen, verval- en carry-over-regels, en welke controles je als werkgever moet uitvoeren. Geen fluff: concrete stappen en voorbeelden die je meteen kunt toepassen.
Basisregel: wettelijke vakantiedagen berekenen (4 x werkweek)
De wettelijke minimale vakantiedagen in Nederland zijn 4 keer de wekelijkse arbeidsduur. Dat geldt in uren: wettelijke vakantiedagen = 4 × wekelijkse uren (in uren). Om te rekenen naar dagen deel je het resultaat door het aantal uren dat de werknemer normaal per werkdag werkt.
- Stap 1: bepaal wekelijkse contracturen (bijv. 40 uur).
- Stap 2: vermenigvuldig met 4 om wettelijke vakantiedagen in uren te krijgen (40 × 4 = 160 uur).
- Stap 3: deel door uren per werkdag om dagen te krijgen (bijv. 8 uur/dag → 160 / 8 = 20 dagen).
Praktische voorbeelden: iemand 40 uur/week met 8-urige werkdagen = 20 wettelijke dagen. Iemand 24 uur/week, verdeeld over 3 dagen van 8 uur = 24 × 4 = 96 uur → 96 / 8 = 12 dagen. Iemand 36 uur/week over 5 dagen: 36 × 4 = 144 uur; dag = 36/5 = 7,2 uur → 144 / 7,2 = 20 dagen.
Pro rata bij indiensttreding en vertrek: hoe bereken je het?
Wettelijke vakantiedagen bouw je gedurende het jaar op; veel werkgevers geven de volledige jaarlijkse aanspraak meteen, maar je kunt ook pro rata toekennen. Volg deze stappen om pro rata te berekenen:
- Stap 1: bereken wettelijke uren per jaar = 4 × wekelijkse uren (bv. 160 uur).
- Stap 2: deel door 12 = maandelijkse opbouw in uren (bv. 160 / 12 ≈ 13,33 uur/maand).
- Stap 3: vermenigvuldig met aantal maanden in dienst dat jaar (bijv. 6 maanden → 13,33 × 6 = 80 uur).
- Stap 4: deel door uren per werkdag om restdagen te krijgen (bv. 80 / 8 = 10 dagen).
Testcase: nieuwe medewerker start op 1 juli, 40 uur/week: 160/12=13,33×6=80 uur → 10 vakantiedagen over dat kalenderjaar.
Bovenwettelijke vakantiedagen: wat zijn je keuzes?
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn extra dagen die je vrijwillig of via CAO geeft. Er is geen wettelijk minimum voor deze extra dagen, maar je moet duidelijke afspraken opnemen in het arbeidscontract of personeelsreglement over toekenning, opname en verval. Praktische stappen:
- Beslis hoeveel bovenwettelijk je geeft (veel bedrijven: 25 dagen totaal, dus 5 bovenwettelijk).
- Registreer deze expliciet in contract of medewerkergids als ‘bovenwettelijke vakantiedagen’.
- Stel regels op voor opname, goedkeuring en eventueel verplichte opnameperiode (bijv. 2 weken aaneengesloten in zomer). Test deze regels door een proefaanvraag in het HR-systeem.
Vervalregels en carry-over: voorkom verrassingen
Regels die je moet kennen en toepassen:
- Wettelijke vakantiedagen vervallen doorgaans 6 maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd (dus vakantiedagen over 2024 vervallen per 1 juli 2025), tenzij anders overeengekomen of als werknemer niet kon opnemen door werkgeverlijke omstandigheden.
- Bovenwettelijke vakantiedagen vervallen meestal na 5 jaar (tenzij contract anders bepaalt).
Praktische acties: zet automatische reminders in je HR-systeem 3 maanden voor verval. Communiceer per kwartaal hoeveel wettelijke en bovenwettelijke dagen een medewerker nog heeft. Maak een carry-over-procedure (bijv. maximaal 5 bovenwettelijke dagen naar volgend jaar, rest vervalt) en leg dit contractueel vast.
Vakantiegeld en uitbetaling bij vertrek
Vakantiegeld (minimaal 8% brutojaarsalaris) is een aparte verplichting en meestal jaarlijks uitbetaald in mei. Als een werknemer vertrekt, moet het niet-genoten opgebouwde recht op vakantiedagen worden uitgekeerd. Stappen om dit te regelen en te testen:
- Stap 1: bepaal niet-genoten wettelijke en bovenwettelijke dagen (in uren).
- Stap 2: bepaal bruto uur- of dagloon volgens de loonberekening in payroll/CAO.
- Stap 3: bereken uitbetaling = resterende uren × bruto uurloon (controleer met payroll). Voer een simulatierun in payroll voor één vertrekkende werknemer om de uitbetaling te verifiëren.
Concrete HR-checklist: implementeer en test in 7 stappen
- Stap A: controleer CAO/arbeidsovereenkomst op minimumafspraken en bovenwettelijke regelingen.
- Stap B: reken voor elke medewerker het wettelijke minimum uit (4×wekelijkse uren → uren→dagen) en documenteer in personeelsdossier.
- Stap C: stel pro rata-formule in payroll (maandelijkse opbouw = wettelijke uren/12) en test met 3 verschillende contractvormen (fulltime/parttime/oproep).
- Stap D: programmeer vervalregels in HR-systeem (6 maanden voor wettelijke, 5 jaar voor bovenwettelijke) en activeer reminders.
- Stap E: stel een duidelijke contractclausule op over bovenwettelijke dagen en carry-over.
- Stap F: train managers voor de aanvraagprocedure en leg goedkeuringssluis vast (wie tekent vrij? binnen hoeveel dagen?).
- Stap G: voer kwartaalcontroles uit: controleer 10 willekeurige medewerkers op correcte opbouw, opname en registratie.
Veelgemaakte fouten en hoe ze te voorkomen
Fouten die wij vaak zien bij klanten en de directe oplossing:
- Fout: vergeten om uren naar dagen correct om te rekenen → Oplossing: werk altijd eerst in uren, deel door contractuele uren/dag.
- Fout: HR-systeem laat verval automatisch door zonder waarschuwing → Oplossing: zet e-mailreminders 3 maanden van tevoren en blokkeer automatisch verval zonder HR-goedkeuring.
- Fout: onduidelijke afspraken over bovenwettelijke dagen → Oplossing: voeg een korte, bindende clausule in het contract.
Praktische check die je nu kunt doen: pak 3 medewerkers (1 fulltime, 1 parttime, 1 nieuwe starter), bereken volgens bovenstaande stappen hun wettelijke vakantiedagen in uren en dagen, controleer of payroll hetzelfde toont en zet in het HR-systeem een verval-reminder 3 maanden voor het einde van het jaar. Als alles overeenkomt, ben je compliant; zo niet: pas contracten, systemen en communicatie direct aan.