Wil je snel weten wat een Microsoft 365‑licentie zakelijk kost en hoe je echte, testbare berekeningen maakt voor jouw organisatie? Dit artikel geeft heldere prijsindicaties, concrete rekensommen en directe stappen om kosten te beheersen — zonder marketingtaal, wel met praktische toepasbaarheid.

FocusopBusiness.nl positioneert zich als jouw partner voor zakelijke IT-beslissingen. Hieronder vind je een stapsgewijze aanpak: van welke licentie bij welke medewerker past tot hoe je verborgen kosten en besparingen otimaliseert. Voer de stappen uit, meet resultaat, en neem een gefundeerde beslissing.

Prijsoverzicht (snelcheck en actuele controle)

Microsoft publiceert verschillende zakelijke abonnementen. Gebruik deze ruwe ranges als startpunt en controleer altijd de actuele prijzen op de Microsoft-website of bij je reseller.

  • Business Basic: ongeveer €4–€6 per gebruiker per maand (web/online services, Teams, Exchange, SharePoint).
  • Business Standard: ongeveer €10–€15 per gebruiker per maand (Basic + desktop Office-apps).
  • Business Premium: ongeveer €15–€22 per gebruiker per maand (Standard + endpoint protection, Intune).
  • Apps for Business: ongeveer €6–€10 per gebruiker per maand (alleen Office-apps, geen Exchange/Teams mail).
  • Enterprise E3: ongeveer €20–€35 per gebruiker per maand (geavanceerde compliance, security, meer opslag).
  • Enterprise E5: ongeveer €35–€50+ per gebruiker per maand (geavanceerde beveiliging, VoIP-functies, analytics).

Prijzen verschillen per land, valuta en of je maandelijks of jaarlijks betaalt. Partneregelingen, onderwijs- en non-profitkortingen kunnen de kosten significant verlagen.

Welke licentie past bij welke medewerker: concrete mapping

Stap-voor-stap toewijzing per personeelsrol:

  1. Maak een lijst van alle gebruikers en noteer hun taken (backoffice, sales mobiel, frontline, IT-admin, compliance).
  2. Bepaal per rol minimaal benodigde functionaliteit (voorbeeld: mail + Teams = Basic; mail + Teams + desktop Office = Standard; extra endpoint security = Premium).
  3. Map rollen naar licenties: fewer is beter — geef Premium alleen aan wie endpointbeheer/advanced security nodig heeft.

Voorbeeld: 40 medewerkers: 25 Standard, 10 Basic, 5 Premium. Deze mapping minimaliseert kosten en waarborgt functionaliteit.

Stap-voor-stap kostenberekening (testbare formule)

Gebruik deze formule en vul jouw actuele prijzen in:

Totaal per maand = Σ (aantal gebruikers per plan × prijs per gebruiker per maand) + add‑ons per maand

Totaal eerste jaar = (Totaal per maand × 12) + eenmalige migratiekosten + training + hardwarekosten

Voorbeeldberekening (voorbeeldprijzen, controleer actuele tarieven):

  • 25 × Business Standard €12 = €300
  • 10 × Business Basic €5 = €50
  • 5 × Business Premium €18 = €90
  • Maandtotaal = €440 → Jaar = €5.280
  • Migratie (eenmalig) = €1.500, training = €800 → Tot jaar 1 = €7.580

Voer deze berekening in een spreadsheet en verander prijzen om gevoeligheidsanalyses te doen.

Migratiekosten en wat je moet testen

Tip: plan een pilot met 5–10 gebruikers en meet migratie-impact. Checklijst voor pilot:

  • Mailboxmigratie: grootte, gedeelde mailboxen en licentievereisten.
  • Teams: kanalen, persmissies, integratie met telefonie.
  • OneDrive/SharePoint: opslag/structuur en synchronisatie op clients.
  • Security: Conditional Access, MFA en device enrolment (Intune) op 1 toestel per gebruiker testen.

Migratiekosten hangen af van complexiteit: eenvoudige mailboxmigratie vanaf Gmail/IMAP is goedkoper dan hybride Exchange-omgeving. Vraag altijd een vaste offerte voor de pilot en schaal op basis van meetresultaten.

Veelvoorkomende add‑ons en verborgen kosten

Let op deze extra posten:

  • Telefonie (Phone System, Calling Plan, Operators): per gebruiker/nummer extra kosten.
  • Audio Conferencing: per gebruiker/maand of per gebruik.
  • Advanced Compliance/Information Protection add-ons bij E3 of E5 nodig voor specifieke wettelijke eisen.
  • Third‑party backup-oplossingen (Microsoft garandeert geen lange‑term back-ups).
  • Consultancy, integratie en maatwerk connectors.

Tel deze items expliciet mee in je budgettemplate en vraag offertes per component.

Bespaarstrategieën met directe stappen

Actiegerichte besparingen:

  1. Licentiebesparing: geef geen Premium aan medewerkers zonder security‑behoefte.
  2. Shared mailboxes: gebruik shared mailboxes (gratis) waar mogelijk in plaats van individuele mailboxen.
  3. Automatiseer license reclaims: plan een kwartaalcheck om inactieve accounts te verwijderen en licenties opnieuw toe te wijzen.
  4. Annuleer dubbelingen: sommige teams gebruiken aparte betaalde tools die functies van 365 dupliceren — vervang waar mogelijk.

Implementeer een licentiebeheer-proces: maandelijkse rapportage + verantwoordelijk persoon voor reallocatie.

Contract, facturatie en onderhandelen: praktische tips

Onderhandel en beheers facturatie met deze stappen:

  1. Vraag jaarlijkse en maandelijkse prijsopties en bereken TCO (total cost of ownership) over 3 jaar.
  2. Vraag kortingen voor volume of multi‑year commitment bij resellers.
  3. Controleer facturen op foutieve dubbele lijnen en ongewenste add‑ons.
  4. Gebruik de Microsoft 365 admin portal en exporteer factuurdata maandelijks voor controle.

Tools: gebruik PowerShell-commando’s (Get-MsolUser / Get-AzureADUser) of de Microsoft 365 admin center rapportage voor audit.

Technische checks vóór aankoop (testable checklist)

Voer deze technische controle uit vóór grootschalige aankoop:

  • Browser-compatibiliteit en Office-apps op belangrijkste endpoints testen.
  • Netwerk: meet bandwidth voor Teams audio/video pilot.
  • Back-up policy: test restore van 1 mailbox en 1 SharePoint-site.
  • Security policies: test MFA enrolment en Conditional Access op 2 gebruikers.

Documenteer testresultaten en pas licentie- of infrastructuurkeuzes aan op basis van meetpunten.

Voorbeeld spreadsheet-setup (snel toepassen)

Maak 4 kolommen in een sheet: Gebruikerstype | Aantal | Licentie | Prijs/maand. Voeg rijen toe voor add‑ons en migratie. Formuleer automatische totalen en scenario‑kolommen (optimistisch/realistisch/pessimistisch) om beslissingen te onderbouwen.

Praktische tip: exporteer gebruikerslijst uit Azure AD (CSV) en gebruik VLOOKUP/INDEX-match om gebruikers direct te mappen naar licenties en kosten.

Laatste praktische check die je nú kunt uitvoeren

Open de Microsoft 365 admin portal of vraag je reseller om een gratis pilot-offerte: exporteer meteen de huidige gebruikerslijst, voer de eenvoudige kostenformule in je spreadsheet, en start een pilot met 5 gebruikers om migratie-, netwerk- en security-aanname te valideren. Als je wilt, helpen we bij het opzetten van die pilot en het doorrekenen van jouw exacte kosten — lever gewoon je gebruikers-CVS en huidige mailboxgroottes aan.